Ohjekeskus
Ohjeiden sisällys

Mallitehtävät

Mallitehtävät ovat henkilökohtaisia tehtäväpohjia, jotka helpottavat usein samankaltaisina toistuvien tehtävien luomista ja aloittamista. Voit luoda itsellesi mallitehtävän esimerkiksi asiakkailta tuleville puheluille ja aloittaa tehtävän aina asiakkaan soittaessa.

Mallitehtävän luominen

Mallitehtävä luodaan olemassa olevasta tehtävästä.

  1. Mene sen tehtävän sivulle, josta haluat luoda mallitehtävän.

  2. Avaa erikoistoiminnot napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta Valikkopainike.

  3. Napsauta sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Tallenna mallitehtäväksi.

  4. Kirjoita Mallin kuvaus.

  5. Napsauta sivun alareunassa Lisää.

Luomisen jälkeen mallitehtävää kannattaa muokata niin, että uusiin tehtäviin tulevat halutut tiedot.

Mallitehtävän muokkaaminen

  1. Napsauta päävalikossa Tehtävät.

  2. Napsauta sivun oikeassa alakulmassa olevassa luettelossa Omat mallitehtävät.

  3. Mene mallitehtävän sivulle napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta Nuoli
oikealle.

  4. Napsauta sivun alareunassa Muokkaa.

  5. Tee tarvittavat muutokset ja napsauta sitten sivun alareunassa Tallenna.

Mallitehtävän poistaminen

  1. Napsauta päävalikossa Tehtävät.

  2. Napsauta sivun oikeassa alakulmassa olevassa luettelossa Omat mallitehtävät.

  3. Mene mallitehtävän sivulle napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta Nuoli
oikealle.

  4. Napsauta sivun alareunassa Poista.

  5. Vahvista poistaminen napsauttamalla Poista.

Tehtävän luominen mallitehtävästä

  1. Mene sen tietueen (esimerkiksi projektin, henkilön tai asiakasyrityksen) sivulle, johon tehtävä liittyy.

  2. Napsauta sivun oikeassa yläreunassa jotain seuraavista:

    • Luo puhelu Puhelu

    • Luo tehtävä Tehtävä

    • Luo tapaaminen Tapaaminen

    • Luo matka Matka

  3. Jos mallitehtäviä on paljon, voit hakea niitä kirjoittamalla mallitehtävän nimen tai osan siitä hakukenttään ja painamalla Enter.

  4. Valitse mallitehtävä napsauttamalla sitä.

  5. Napsauta Lisää.

  6. Muokkaa tarvittaessa tehtävän tietoja. Alla on kuvattu tehtävän oletustiedot. Jos yrityksesi ympäristöä on mukautettu, käytössä saattaa olla eri tietoja.

    • TyyppiTyyppi on valittu jo ennen tehtävän luomisen aloittamista, mutta tarvittaessa sen voi vaihtaa tässä vaiheessa.

    • Alityyppi Käytettävissä olevat alityypit riippuvat yrityksesi asetuksista. Kaikilla tyypeillä ei välttämättä ole alityyppejä.

    • Näkyvyys Tehtävä voi olla julkinen tai henkilökohtainen. Julkiseksi määritelty tehtävä näkyy sisältöineen kaikille yrityksen käyttäjille. Henkilökohtainen tehtävä sisältöineen näkyy vain tehtävän vastuuhenkilölle ja tehtävän resursseille. Muille se näkyy kalenterissa ja Gantt-kaavioissa henkilön varattuna aikana. Henkilökohtainen tehtävä ei vaadi asiakasta.

    • Prioriteetti Kuvaa tehtävän kiireellisyyttä. Prioriteetti määrittää sen, minkä värisenä tehtävä näkyy kalenterissa ja listoissa. Prioriteettia voi myös käyttää tehtävälistojen lajitteluun ja suodattamiseen.

    • ID Tehtävän tunnus Broker Site Managerissa. ID muodostuu automaattisesti, eikä sitä voi muokata.

    • Asiakkaan tehtävätunnus Tehtävän tunnus asiakkaan järjestelmässä.

    • Tila Käsin luodun tehtävän tilaksi tulee automaattisesti Hyväksytty ja vastattu.

    • Asiakas Yritys, jolle tehtävä suoritetaan. Asiakas voi olla myös oma yritys.

    • Henkilö Asiakasyrityksen vastuuhenkilö eli asiakasyrityksessä työskentelevä henkilö, jolle tehtävästä lähetetään automaattisia raportteja.

    • Projekti Projekti, johon tehtävä kuuluu. Projekti on pakollinen viimeistään siinä vaiheessa, kun tehtävän dokumentointi hyväksytään.

    • Maksuerä Voit valita tehtävälle maksuerän, jos tehtävän projekti käyttää maksuerälaskutusta ja siinä on kesken olevia maksueriä.

    • Nimi Tehtävän nimi. Matkalla on nimen sijaan Reitti. Nimi on pakollinen, eikä nimetöntä tehtävää voi aloittaa.

    • Aikaikkunan alku Tehtävän aikaikkunan alkuaika. Aikaikkuna tarkoittaa aikaväliä, jolloin tehtävä tulee suorittaa. Lue lisää ohjeesta Tehtävän aikatauluttaminen.

    • Aikaikkunan loppu Tehtävän aikaikkunan loppuaika.

    • Aloitus Tehtävän suunniteltu aloitusaika. Lue lisää ohjeesta Tehtävän aikatauluttaminen.

    • Lopetus Tehtävän suunniteltu lopetusaika.

    • Tarvittava henkilövahvuus Tehtävän suorittamiseen tarvittavien henkilöiden määrä. Jos tehtävällä on suunniteltua työsisältöä sekä aloitus ja lopetus, sen perustiedoissa näkyy myös laskennallinen tarvittava henkilövahvuus. Jos tehtävällä on sekä käsin syötetty että laskennallinen tarvittava henkilövahvuus, Broker Site Manager käyttää ensisijaisesti käsin syötettyä.

    • Vastuuhenkilö Henkilö, joka vastaa muun muassa tehtävän resursoinnista, aikatauluttamisesta, dokumentoinnista ja laskutusaineistosta. Vastuuhenkilö voi muokata kaikkia tehtävän tietoja ja poistaa tehtävän.

    • Osasto Oman yrityksen osasto, jolle tehtävä kuuluu.

    • Tilausnumero Sen työtilauksen numero, jonka seurauksena tehtävä on syntynyt. Tilausnumeroa ei käytetä, jos tehtävään ei liity työtilausta. Jos yrityksen ympäristö on integroitu tilausjärjestelmään, Broker Site Manager täyttää tilausnumeron automaattisesti.

    • Sopimus Sopimus, jota tehtävään sovelletaan. Tehtävän myyntiyksiköt otetaan tehtävän sopimuksesta. Ilman sopimusta tehtävää ei voida laskuttaa.

    • Tehtäväkuvaus Kuvaus, jonka perusteella henkilöresurssit suorittavat tehtävän.

  7. Napsauta sivun alareunassa Tallenna.

Huomaa: Osa tehtävän tiedoista määräytyy sen luomispaikan perusteella – esimerkiksi yrityksen sivulta luodun tehtävän asiakkaaksi tulee kyseinen yritys. Luomispaikan perusteella määräytyvät tiedot korvaavat mallitehtävään mahdollisesti tallennetut tiedot.

Tehtävän aloittaminen mallitehtävästä

Mallitehtävästä voit aloittaa nopeasti uuden tehtävän ilman, että tehtävää on ensin luotava. Tehtävän aloittaminen mallitehtävästä edellyttää, että:

  • mallitehtävällä on tyyppi

  • mallitehtävällä ei ole alitehtäviä.

Tehtävä aloitetaan mallitehtävästä seuraavasti:

  1. Mene sen tietueen (esimerkiksi projektin, henkilön tai asiakasyrityksen) sivulle, johon tehtävä liittyy.

  2. Napsauta sivun oikeassa yläreunassa jotain seuraavista:

    • Luo puhelu Puhelu

    • Luo tehtävä Tehtävä

    • Luo tapaaminen Tapaaminen

    • Luo matka Matka

  3. Jos mallitehtäviä on paljon, voit hakea niitä kirjoittamalla mallitehtävän nimen tai osan siitä hakukenttään ja painamalla Enter.

  4. Valitse mallitehtävä napsauttamalla sitä.

  5. Napsauta Aloita.

Katso myös