Työkalun toteutumien kirjaaminen automaattisesti
Työkalun toteutumat ovat työkalun käytöstä tehtävään aiheutuneita kustannuksia. Yleensä työkalun toteutumat kirjaa eli dokumentoi tehtävän suorittaja tai vastuuhenkilö, mutta niiden kirjautumisesta voidaan tehdä myös täysin automaattista. Automaattinen kirjaus voi perustua joko tehtävän kestoon tai ennalta suunniteltuun päivittäiseen määrään.
Sisällys
Tehtävän kestoon perustuva automaattikirjaus
Jos työkalun toteutumia halutaan kirjata sen tehtäviin tehtävän keston verran, käytetään työkalun oletuskustannusta. Se toimii samalla tavalla kuin käyttäjän oletustyönimike.
Oletetaan esimerkiksi, että työkalulla on kustannus Tuntikustannus, joka on valittu sen oletuskustannukseksi. Jos työkalu osallistuu tehtävään, joka alkaa kello 8.00 ja päättyy kello 11.00, tehtävään kirjautuu automaattisesti 3 yksikköä Tuntikustannusta.
Kustannus valitaan työkalun oletuskustannukseksi kustannuksen tietoja muokkaamalla. Työkalulla voi olla monta oletuskustannusta.
Päivittäiseen määrään perustuva automaattikirjaus
Jos työkalun toteutumia halutaan kirjata automaattisesti päiviä tai kuukausia kestäviin tehtäviin, voidaan käyttää päivittäiseen määrään perustuvaa automaattikirjausta. Sitä käytettäessä työkalun meneillään oleviin tehtäviin kirjataan päivästä toiseen samat toteutumat.
Oletetaan esimerkiksi, että työkalulla on kustannus Tuntikustannus, jota on valittu kirjattavaksi päivittäin 8 yksikköä. Jos työkalu osallistuu tehtävään, joka kestää kokonaisen viikon, jokaiselle viikonpäivälle kirjautuu automaattisesti 8 yksikköä Tuntikustannusta.
Kustannukselle valitaan päivittäisen kirjauksen määrä kustannuksen tietoja muokkaamalla.
Huomioitavaa päivittäisestä automaattikirjauksesta:
-
Päivittäisen automaattikirjauksen voi kytkeä päälle Mercuksen tekninen tuki.
-
Toteutumat kirjautuvat meneillään oleviin tehtäviin automaattisesti kerran päivässä, yrityksesi valitsemaan kellonaikaan.
-
Jos työkalu osallistuu saman päivän aikana useaan meneillään olevaan tehtävään, sen toteutumat jaetaan tasan tehtävien kesken. Jos työkalu osallistuu esimerkiksi kolmeen tehtävään, kuhunkin tehtävään kirjautuu kolmasosa päivittäisen automaattikirjauksen määrästä.