Ostotilausvahvistukset
Jos yrityksesi lähettää ostotilauksia sähköisesti UBL-sanomana, myös ostotilausvahvistukset voidaan vastaanottaa ja kirjata automaattisesti. Tämä ohje kuvaa, miten ostotilausvahvistus kirjataan tai kohdistetaan tarvittaessa käsin.
Sisällys
Ostotilausvahvistuksen kirjaaminen
Voit kirjata ostotilausvahvistuksen, jos seuraavat edellytykset täyttyvät:
-
Sinulla on käyttöoikeus toimitustarpeisiin.
-
Ostotilaus on tilassa Tilattu tai Vahvistettu puutteellisesti.
Ostotilausvahvistus kirjataan seuraavasti:
-
Napsauta päävalikossa Ostotilaukset.
-
Etsi ostotilaus ja mene sen sivulle napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta .
-
Avaa erikoistoiminnot napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta .
-
Napsauta sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Kirjaa vahvistus.
-
Kirjaa kunkin nimikkeen kohdalle Vahvistettu määrä, Vahvistettu toimituspäivä ja Hankintahinta. Voit siirtyä solusta toiseen painamalla Enteriä. Vahvistettua määrää ja Hankintahintaa ei tarvitse erikseen syöttää, jos ne vastaavat soluun kirjattua oletusarvoa.
-
Napsauta Tallenna.
Vahvistetut tiedot tallentuvat ostotilauksen riveille, ja ostotilaus siirtyy joko tilaan Vahvistettu tai Vahvistettu puutteellisesti. Jälkimmäinen tila tarkoittaa, että vahvistetut määrät eroavat tilatuista. Voit tarvittaessa muokata vahvistettuja määriä jälkikäteen.
Vinkki: Voit muodostaa monta vahvistusriviä nimikkeelle, joka toimitetaan useassa erässä eri päivinä. Kirjaa tällöin vahvistetuksi määräksi ensimmäisessä erässä toimitettava määrä, vahvistetuksi toimituspäiväksi ensimmäisen erän toimituspäivä ja paina Enteriä. Nimikkeelle muodostuu uusi rivi, johon voit täydentää seuraavan toimituserän tiedot.
Vinkki: Vahvistettua toimituspäivää ei ole pakko kirjoittaa kokonaan. Jos jätät vuoden tai kuukauden pois, sinun oletetaan tarkoittavan kuluvaa kuukautta ja kuluvaa vuotta. Voit siis syöttää esimerkiksi kuluvan kuukauden 15. päivän kirjoittamalla 15 ja painamalle Enteriä.
Ostotilausvahvistusrivien kohdistaminen
Jos yrityksesi vastaanottaa sähköisiä ostotilausvahvistuksia, vahvistuksen rivit kohdistuvat yleensä automaattisesti ostotilauksen riveihin. Jos automatiikka ei kuitenkaan onnistu kohdistamaan kaikkia rivejä, ostotilaus jää tilaan Vahvistettu puutteellisesti. Kohdistamattomat rivit on tällöin kohdistettava itse.
-
Napsauta päävalikossa Ostotilaukset.
-
Etsi ostotilaus ja mene sen sivulle napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta .
-
Avaa erikoistoiminnot napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta .
-
Napsauta sitten sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Kohdista vahvistusrivit.
-
Kohdistamattomat rivit näkyvät avautuneen ikkunan oikeassa reunassa. Kohdista rivi vetämällä se vasemmalle haluamasi ostotilauksen rivin päälle. Jos kohdistat rivin väärin, voit peruuttaa kohdistuksen vetämällä rivin takaisin kohdistamattomiin riveihin.
-
Jos kohdistamatonta vahvistusriviä vastaava nimike puuttuu ostotilauksesta, voit lisätä puuttuvan nimikkeen tietokannasta ostotilaukseen seuraavasti:
-
Napsauta ostotilauksen rivien alla Lisää.
-
Valitse tietokanta, josta nimikettä haetaan, napsauttamalla nuolta alas ja napsauttamalla sitten haluamaasi tietokantaa. Listassa näytetään nimiketietokannat, joihin sinulla on pääsy.
-
Kirjoita osa lisättävän nimikkeen koodista tai nimestä hakukenttään ja paina Enteriä.
-
Valitse haluamasi rivi hakutuloksista napsauttamalla.
-
Napsauta Lisää.
-
Syötä lisättävälle nimikkeelle tarvittaessa Määrä, käyttöyksiköissä. Määrä on tarpeen syöttää, jos toimitettavan nimikkeen yksikkö on eri kuin ostotilaukseen lisättävän nimikkeen yksikkö.
Vinkki: Broker Site Manager lisää puuttuvan nimikkeen ostotilaukseen automaattisesti, jos se pystyy tunnistamaan vahvistusrivin nimiketietokannan nimikkeeksi. Tällöin vahvistusrivi myös kohdistuu automaattisesti uuteen nimikkeeseen. Voit hylätä automaattisen kohdistuksen vetämällä sen kohdistamattomiin vahvistusriveihin.
-
-
Kun olet kohdistanut rivit, napsauta sivun alareunassa Tallenna. Vahvistetut määrät ja toimituspäivät kirjautuvat ostotilausrivien tietoihin. Jos kaikki rivit on vahvistettu tilattua vastaavilla määrillä, ostotilaus siirtyy tilaan Vahvistettu.
Ostotilausvahvistusrivin kohdistamisen poistaminen
Jos ostotilausvahvistusrivi on kohdistettu väärään ostotilausriviin, kohdistamisen voi poistaa. Ostotilauksen tilaksi vaihtuu tällöin Vahvistettu puutteellisesti.
Kohdistuksen poistaminen edellyttää seuraavaa:
-
Sinulla on käyttöoikeus toimitustarpeisiin.
-
Ostotilausriviin on kohdistettu ostotilausvahvistusrivi.
-
Ostotilausrivin nimikettä ei ole vielä vastaanotettu.
Kohdistus poistetaan seuraavasti:
-
Napsauta päävalikossa Ostotilaukset.
-
Etsi ostotilaus ja mene sen sivulle napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta .
-
Mene ostotilausrivin tietoihin napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta .
-
Napsauta sivun alareunassa Muokkaa.
-
Napsauta Vahvistukset-luettelossa miinusmerkkiä sen vahvistusrivin kohdalla, jonka kohdistamisen haluat poistaa.
-
Vahvista kohdistamisen poistaminen napsauttamalla Poista.
Vahvistetun toimituspäivän muokkaaminen
Voit muokata ostotilausrivin vahvistettua toimituspäivää, jos seuraavat edellytykset täyttyvät:
-
Sinulla on käyttöoikeus toimitustarpeisiin.
-
Ostotilausriville on kirjattu vahvistettu toimituspäivä, joko automaattisesti tai käsin.
Ostotilausrivin vahvistettu toimituspäivä vaihdetaan seuraavasti:
-
Napsauta päävalikossa Ostotilaukset.
-
Etsi ostotilaus ja mene sen sivulle napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta .
-
Mene ostotilausrivin tietoihin napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta .
-
Napsauta sivun alareunassa Muokkaa.
-
Syötä tai valitse Vahvistukset-luettelossa vahvistetulle määrälle oikea päivämäärä.
-
Napsauta sivun alareunassa Tallenna.