Projektin prosessi

Prosessin valitseminen projektille

Uudelle projektille voi valita prosessin samalla, kun projekti luodaan. Olemassa olevalle projektille voi valita prosessin muokkaamalla projektin perustietoja.

Prosessin vaiheet

Prosessi koostuu vaiheista, jotka määrittävät, miten prosessia noudattavat projektit etenevät. Kun projekti, tehtävä tai tarjous kuuluu jonkin prosessin alaisuuteen, prosessin vaiheet näkyvät tietueen sivun yläreunassa olevassa kaaviossa.

Prosessin kaaviosta on hyvä tietää, että

• meneillään oleva vaihe on tummanharmaa

• vaiheiden alapuolella olevan viivan väri kertoo prosessin tyypin eli kuuluuko projekti myyntitoimintaan (punainen), tuotannon toimintaan (vihreä) vai kehitystoimintaan (oranssi)

• osoittamalla vaihetta näet sen kuvauksen.

Prosessin vaiheiden aikatauluttaminen

Voit aikatauluttaa projektin prosessivaiheita joko Gantt-kaavioissa tai projektin tiedoissa. Kun tarkastelet esimerkiksi koko yrityksen projekteja Gantt-kaaviossa, vaiheiden suunniteltujen ja toteutuneiden aikataulujen avulla saat kokonaiskuvan projektien etenemisestä.

Vaiheita ei kuitenkaan ole välttämätöntä aikatauluttaa etukäteen.

Vaiheiden aikatauluttaminen projektin Gantt-kaaviossa

Voit aikatauluttaa vaiheet projektin Gantt-kaaviossa, jos sinulla on käyttöoikeus projekteihin ja pääsy projektin tietoihin.

1. Mene projektin sivulle.

2. Napsauta sivun alareunassa Gantt.

3. Jos kalenterin tarkkuudeksi on valittu kuukausi, vaihda kalenteri viikon tai päivän tarkkuudelle napsauttamalla kaavion oikeassa yläkulmassa olevaa luetteloa ja napsauttamalla sitten haluamaasi tarkkuutta.

4. Jos vaiheet eivät näy projektin rivillä, napsauta Näytä-luettelossa Prosessit ja sitten Tallenna.

   

5. Siirrä vaiheen päättymispäivää vetämällä vaiheen janan oikeasta reunasta. Voit myös siirtää ensimmäisen vaiheen aloituspäivää vetämällä sen janan vasemmasta reunasta.

   

Vinkki: Vaiheiden värit voi valita vaiheen tiedoissa, ja valmiin vaiheen värin voi valita erikseen.

Vinkki: Voit tarkastella ja aikatauluttaa projektien vaiheita myös projektilistoilta avatuista Gantt-kaavioista. Esimerkiksi oman yrityksesi projektilistasta avatusta Gantt-kaaviosta saat kokonaiskuvan yrityksesi kaikista prosessien avulla hallituista projekteista.

Vaiheiden aikatauluttaminen projektin tiedoissa

Voit muokata vaiheiden aloituspäiviä projektin tiedoissa, jos sinulla on käyttöoikeus projektien muokkaamiseen ja pääsy projektin tietoihin.

1. Mene projektin sivulle.

2. Napsauta sivun alareunassa Muokkaa.

3. Vaiheiden suunnitellut ja toteutuneet aloituspäivät näkyvät Historia-luettelossa. Toteutuneet vaiheet näkyvät tummina ja tulevat vaiheet vaaleampina. Valitse tai syötä vaiheen riville aloituspäivä.

   

4. Napsauta sivun alareunassa Tallenna.

Prosessin seuraavaan vaiheeseen siirtyminen

Voit siirtää projektin vaihetta eteenpäin, jos sinulla on pääsy projektin tietoihin ja käyttöoikeus projektien lisäämiseen ja muokkaamiseen. Jokaista vaihetta ei ole pakko käydä läpi, vaan voit tarvittaessa siirtää projektin esimerkiksi suoraan viimeisimpään vaiheeseensa.

1. Mene projektin tai siihen kuuluvan tehtävän tai tarjouksen sivulle.

2. Napsauta sivun yläreunassa vaihetta, johon haluat projektin siirtää. Projektin historiatietoihin päivittyy vaiheen toteutunut aloituspäivämäärä.

Vinkki: Vaiheen siirtäminen voi vaihtaa automaattisesti myös projektin tilaa, jos vaiheen tietoihin on valittu, mihin tilaan se vaihtaa projektin. Huomaa, ettei projektin tila kuitenkaan vaihdu taaksepäin, esimerkiksi Valmiista Meneillään-tilaan.

Vinkki: Projektien vaiheet voidaan laittaa siirtymään automaattisesti eteenpäin, kun projektin tarjouksen tilaa vaihdetaan. Kysy lisää Mercuksen teknisestä tuesta.

Prosessin edelliseen vaiheeseen palaaminen

Projekti voidaan palauttaa prosessinsa edelliseen vaiheeseen tyhjentämällä viimeisimmän vaiheen aloituspäivä. Katso alla oleva osio Vaiheiden aloituspäivien muokkaaminen.

Vaiheiden aloituspäivien muokkaaminen

Projektin Historia-osiossa näkyvät projektin tilanvaihtojen päivät sekä projektin vaiheiden suunnitellut ja toteutuneet aloituspäivät. Jos sinulla pääsy projektin tietoihin ja käyttöoikeus projektien muokkaamiseen, voit muokata kyseisiä päivämääriä.

1. Mene projektin sivulle.

2. Napsauta sivun alareunassa Muokkaa.

3. Tee haluamasi muutokset Historia-osioon.

   • Voit palauttaa prosessin edelliseen vaiheeseensa tyhjentämällä meneillään olevan vaiheen aloituspäivän.

   • Voit poistaa prosessin kokonaan projektista tyhjentämällä sen kaikkien vaiheiden aloituspäivät.

4. Napsauta sivun alareunassa Tallenna.

Projektin sisällön luonti prosessin malliprojektista

Prosessilla tai prosessin vaiheella voi olla malliprojekti, josta muodostuu projektiin automaattisesti sisältöä eli aliprojekteja, tehtäviä ja dokumentteja. Katso Malliprojektit.

Prosessin poistaminen projektista

Voit poistaa prosessin projektista ja projektin historiatiedoista tyhjentämällä sen vaiheiden aloituspäivät. Katso osio Vaiheiden aloituspäivien muokkaaminen.

Projektien tarkasteleminen prosesseittain

Jos sinulla on käyttöoikeus prosesseihin, voit avata listan yrityksesi käyttämistä prosesseista napsauttamalla päävalikossa Prosessit. Prosesseista näytetään oletuksena alla listatut tiedot. Voit mukauttaa näytettäviä tietoja listojen asetuksissa.

• Prosessin nimi 

• Prosessin tyyppi Jokin seuraavista:

  • Potentiaali Prosessi kuuluu myyntitoimintaan eli sen projektit ovat myyntiprojekteja.

  • Projekti Prosessi kuuluu tuotannon toimintaan eli sen projektit ovat asiakkaalle toimitettavia projekteja.

  • Hanke Prosessi kuuluu kehitystoimintaan eli sen projektit ovat sisäisiä projekteja.

• Projektien määrä 

• Rahallinen arvo Prosessin projektien rahallisen arvon summa.

• Keskiarvo Prosessin projektien rahallisten arvojen keskiarvo.

• Pistearvo Kuvaa prosessin painoarvoa suhteessa muihin prosesseihin.

Voit siirtyä tarkastelemaan tietyn prosessin projekteja napsauttamalla prosessin rivillä olevaa nuolta .

Katso myös

• Mitä prosessit ovat?

• Prosessin luominen

• Malliprojektit