Projektin Gantt-kaavio

Gantt-kaavion avaaminen

Voit avata projektin Gantt-kaavion, jos sinulla on käyttöoikeus projekteihin ja pääsy projektin tietoihin.

1. Mene projektin sivulle.

2. Napsauta sivun alareunassa Gantt.

Voit avata Gantt-kaavioita myös projektilistasta, esimerkiksi yrityksen tai henkilön projektilistasta.

Gantt-kaavion osat

Alla kuvataan Gantt-kaavion perusrakenne.

1. Projektirakenne eli projektin aliprojektit ja tehtävät

2. Projektien ja tehtävien aikataulut

3. Käytettävissä olevat resurssit:

   • projektiin tai ylempään projektiin esimerkiksi projektipäällikkönä tai projektinhoitajana yhdistetyt henkilöt

   • projektiin tai ylempään projektiin varatut henkilöt ja työkalut

   • projektiin tai ylempään projektiin yhdistetyn tiimin jäsenet ja työkalut

   • projektiin tai ylempään projektiin yhdistetyn osaston tiimien jäsenet – näytetään vain, jos Mercuksen tekninen tuki on muokannut yrityksesi asetuksia

4. Resurssien aikataulut

Vinkki: Jos olet avannut Gantt-kaavion omalta projektilistaltasi tai jonkun muun henkilön projektilistalta, käytettävissä olevina resursseina listataan henkilöt, jotka olet valinnut henkilöiden projektivarauskaavioon.

Gantt-kaavion asetukset

Alla kuvataan asetukset, joilla voit vaikuttaa Gantt-kaaviossa näkyviin tietoihin.

1. Suodata projekteja

2. Näytä tai piilota prosessivaiheet tai henkilötarpeet

3. Valitse loitonnustaso

4. Valitse ja järjestä näytettävät tiedot

5. Suodata resursseja

6. Suodata varauksia

Elementtien selitteet

Projektin aikataulu

	Alku- ja loppuaika
	Ei alku- tai loppuaikaa
	Ei loppuaikaa
	Projekti on myöhässä
	Projektin valmiusaste on 50 %
	Prosessin vaihe*

* Vaiheiden värejä on saatettu mukauttaa yrityksesi asetuksissa

Tehtävän aikataulu

	Aikaikkuna
	Ei suunniteltua aikaa
	Suunniteltu aika
	Tehtävän valmiusaste on 25 %

Tehtävän prioriteetti

	Force majeure
	Kiireellinen
	Normaali
	Mahdollisuuksien mukaan
	Voi odottaa

Resurssin aikataulu

	Poissaolo*
	Projektivaraus
	Tehtävä
	Päällekkäinen tehtävä

* Poissaolojen värejä on saatettu mukauttaa yrityksesi asetuksissa.

Näkymän lähentäminen, loitontaminen ja siirtäminen

• Lähennä kalenteria napsauttamalla sen neljättä otsikkoriviä siitä kohti, johon haluat kalenterin lähentää.

  

• Loitonna kalenteria napsauttamalla sen toista otsikkoriviä siitä kohti, johon haluat kalenterin loitontaa.

  

• Siirry eteen tai taakse vierittämällä sivua oikealle tai vasemmalle. Jos tulet vieritettävän alueen loppuun, napsauta kalenterin kolmannen otsikkorivin oikeaa tai vasenta reunaa.

  

Aliprojektit

Aliprojektin luominen

1. Valitse Gantt-kaaviossa projekti, jolle haluat luoda aliprojektin, napsauttamalla projektin nimeä.

2. Napsauta sivun oikeassa yläreunassa Luo projekti .

3. Kirjoita ilmestyneeseen tekstikenttään uuden aliprojektin nimi ja paina sitten Enteriä.

Aliprojektin monistaminen

1. Valitse Gantt-kaaviossa aliprojekti, jonka haluat monistaa, napsauttamalla aliprojektin nimeä.

2. Napsauta aliprojektin nimeä hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten Monista.

   

Aliprojektin aikatauluttaminen vetämällä

Voit määrittää aliprojektin aikataulun tai siirtää aliprojektin aikataulua vetämällä. Jos näkymä on loitonnettu päivän tarkkuudelle eikä aliprojektin tehtäviä ole vielä aloitettu, aliprojektin sisältö siirtyy samalla – paitsi tehtävät, joihin on jo lisätty resursseja.

1. Siirrä projekti siihen kohtaan kalenterissa, johon haluat sen aikatauluttaa, vetämällä projektin janaa keskeltä. Kun päästät projektista irti, sen alkuaika kiinnittyy vasemmalla lähimpänä olevaan harmaaseen pystyviivaan. Huomaa, että näkymän loitonnustaso vaikuttaa siihen, mitä pystyviivat merkitsevät. Lähimmällä tasolla voit aikatauluttaa projekteja 15 minuutin tarkkuudella.

   

2. Jos haluat pidentää tai lyhentää projektin kestoa, tee jompikumpi seuraavista:

   • Siirrä projektin alkuaikaa vetämällä janan vasemmasta reunasta.

   • Siirrä projektin loppuaikaa vetämällä janan oikeasta reunasta.

Vinkki: Jos tehtäviin lisätyt resurssit estävät aliprojektin siirtämisen tehtävineen, voit poistaa kaikki resurssit tehtävistä. Lue lisää alempaa osiosta Tehtävän resurssien poistaminen.

Aliprojektin aikatauluttaminen päivät syöttämällä

Jos projektin aikatauluttaminen vetämällä on työlästä, voit syöttää aloitus- ja lopetuspäivät projektin riville Gantt-kaaviossa. Aloituksen ja lopetuksen kellonajaksi tallentuu tällöin työpäivän alkuaika ja loppuaika. Oletuksena työpäivä alkaa kello 8 ja päättyy kello 16, mutta Mercuksen tekninen tuki voi muuttaa aikoja yrityksesi asetuksissa.

1. Projektin aliprojektit ja tehtävät näkyvät Gantt-kaavion yläosassa. Napsauta kaavion vasemmassa reunassa projektin aloituspäivän solua.

2. Kirjoita soluun projektin aloituspäivä ja paina Enteriä.

   

3. Toista vastaava lopetuspäivän solussa.

Vinkki: Syötettäviä päivämääriä ei ole pakko kirjoittaa kokonaan. Jos jätät vuoden tai kuukauden pois, sinun oletetaan tarkoittavan kuluvaa kuukautta ja kuluvaa vuotta. Voit siis syöttää esimerkiksi kuluvan kuukauden ensimmäisen päivän kirjoittamalla soluun 1.

Huomaa: Jos syöttämäsi päivämäärä ei tallennu, tarkista että aloituspäivä on ennen lopetuspäivää.

Aliprojektin poistaminen

1. Valitse Gantt-kaaviossa projekti, jonka haluat poistaa, napsauttamalla projektin nimeä.

2. Napsauta projektin nimeä hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten Poista.

   

3. Vahvista poisto napsauttamalla Poista.

Vinkki: Valittuasi projektin voit poistaa sen myös näppäimistöä käyttäen, painamalla Deleteä.

Tehtävät

Tehtävän luominen

1. Valitse Gantt-kaaviossa projekti, johon haluat luoda tehtävän, napsauttamalla projektin nimeä.

2. Napsauta sivun oikeassa yläreunassa jotain seuraavista:

   • Luo puhelu

   • Luo tehtävä

   • Luo tapaaminen

   • Luo matka

3. Jos sinulla on mallitehtäviä, voit valita uudelle tehtävälle mallitehtävän. Noudata tällöin tehtävän luomisen ohjeita kohdasta 3.

   Jos sinulla ei ole mallitehtäviä, tehtävä ilmestyy saman tien Gantt-kaavioon. Kirjoita tällöin tehtävän nimi ilmestyneeseen kenttään ja paina Enteriä.

Tehtävän monistaminen

1. Valitse Gantt-kaaviossa tehtävä, jonka haluat monistaa, napsauttamalla tehtävän nimeä.

2. Napsauta tehtävän nimeä hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten Monista.

   

Tehtävän jakaminen alitehtäviksi

Tehtävän voi jakaa Gantt-kaaviossa alitehtäviksi, jos seuraavat edellytykset täyttyvät:

• Olet tehtävän vastuuhenkilö.

• Tehtävällä ei vielä ole alitehtäviä eikä se itse ole alitehtävä.

• Tehtävän tila ei ole vielä Meneillään.

Tehtävä jaetaan seuraavasti:

1. Valitse tehtävä Gantt-kaaviossa napsauttamalla sen nimeä.

2. Napsauta tehtävän nimeä hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten Jaa alitehtäviksi.

   

Tehtävän aikatauluttaminen vetämällä

1. Siirrä tehtävä siihen kohtaan kalenterissa, johon haluat sen aikatauluttaa, vetämällä tehtävän janaa keskeltä. Kun päästät tehtävästä irti, sen alkuaika kiinnittyy vasemmalla lähimpänä olevaan harmaaseen pystyviivaan. Huomaa, että näkymän loitonnustaso vaikuttaa siihen, mitä pystyviivat merkitsevät. Lähimmällä tasolla voit aikatauluttaa tehtäviä 15 minuutin tarkkuudella.

   

2. Jos haluat pidentää tai lyhentää tehtävän kestoa, tee jompikumpi seuraavista:

   • Siirrä tehtävän alkuaikaa vetämällä janan vasemmasta reunasta.

   • Siirrä tehtävän loppuaikaa vetämällä janan oikeasta reunasta.

Vinkki: Jos olet loitontanut näkymän niin, ettei tunteja näytetä, tehtävän aloituksen ja lopetuksen kellonajaksi tallentuu työpäivän alkuaika ja loppuaika. Oletuksena työpäivä alkaa kello 8 ja päättyy kello 16, mutta Mercuksen tekninen tuki voi muuttaa aikoja yrityksesi asetuksissa.

Tehtävän aikatauluttaminen päivämäärät syöttämällä

Jos tehtävän aikatauluttaminen vetämällä on työlästä, voit syöttää aloitus- ja lopetuspäivät tehtävän riville Gantt-kaaviossa. Aloituksen ja lopetuksen kellonajaksi tallentuu tällöin työpäivän alkuaika ja loppuaika. Oletuksena työpäivä alkaa kello 8 ja päättyy kello 16, mutta Mercuksen tekninen tuki voi muuttaa aikoja yrityksesi asetuksissa.

1. Projektin aliprojektit ja tehtävät näkyvät Gantt-kaavion yläosassa. Napsauta kaavion vasemmassa reunassa tehtävän aloituspäivän solua.

2. Kirjoita soluun tehtävän aloituspäivä ja paina Enteriä.

   

3. Lopetuspäiväksi täydentyy automaattisesti sama päivä, jonka syötit aloitukseksi. Jos haluat muokata sitä, napsauta lopetuspäivän solua, kirjoita haluamasi lopetuspäivä ja paina Enteriä.

Vinkki: Syötettäviä päivämääriä ei ole pakko kirjoittaa kokonaan. Jos jätät vuoden tai kuukauden pois, sinun oletetaan tarkoittavan kuluvaa kuukautta ja kuluvaa vuotta. Voit siis syöttää esimerkiksi kuluvan kuukauden ensimmäisen päivän kirjoittamalla soluun 1.

Huomaa: Jos syöttämäsi päivämäärä ei tallennu, tarkista että aloituspäivä on ennen lopetuspäivää.

Tehtävän aikatauluttaminen aikaikkunaan

Jos tehtävällä ei ole aikaikkunaa, sen voi lisätä Gantt-kaaviossa.

1. Valitse Gantt-kaaviossa tehtävä napsauttamalla tehtävän nimeä.

2. Napsauta tehtävää hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten Aseta aikaikkuna. Aikaikkunaksi valikoituu automaattisesti kuluva päivä, viikko tai kuukausi, sen perusteella mille tasolle olet loitontanut kalenterin.

   

3. Jos haluat muokata aikaikkunaa, tee jokin seuraavista:

   • Siirrä aikaikkunaa vetämällä vaalean janan keskeltä.

   • Siirrä aikaikkunan alkuaikaa vetämällä vaalean janan vasemmasta reunasta.

   • Siirrä aikaikkunan loppuaikaa vetämällä vaalean janan oikeasta reunasta.

Tehtävän resursointi

1. Valitse napsauttamalla tehtävä, johon haluat lisätä resursseja. Jos haluat lisätä resursseja moneen tehtävään kerralla, pidä Ctrl-näppäintä pohjassa ja valitse tehtävät napsauttamalla.

2. Käytettävissä olevat resurssit näkyvät sivun vasemmassa alaosassa. Jos haluat lisätä monta resurssia kerralla, pidä Ctrl-näppäin pohjassa ja valitse resurssit napsauttamalla.

3. Vedä resurssi tai resurssit tehtävän päälle.

   

4. Resurssin riville ilmestyy jana, joka kuvaa tämän varausta tehtävään. Jos resurssi on henkilö, joka on kirjattu jonkin työkalun käyttäjäksi, tai työkalu, jolle on kirjattu käyttäjä, ja automaattinen resursointi on kytketty päälle, työkalu ja käyttäjä varataan tehtävään yhdessä. Voit muokata varauksen kestoa näin:

   • Lyhennä varausta vetämällä janan oikeasta tai vasemmasta reunasta.

   • Siirrä varausta vetämällä janan keskeltä.

Vinkki: Gantt-kaavio voi ohjata resursoimaan tehtävään juuri sopivan määrän henkilöitä. Lue lisää alempaa osiosta Tehtävän henkilötarve.

Tehtävän resurssien poistaminen

Voit poistaa Gantt-kaaviossa resurssit tehtävistä, joita ei ole vielä aloitettu. Voit poistaa resurssit joko yksittäisestä tehtävästä tai projektin kaikista tehtävistä.

1. Valitse Gantt-kaaviossa tehtävä, jolta haluat poistaa resurssit, napsauttamalla tehtävän nimeä. Jos haluat poistaa resurssit kokonaisen projektin tehtävistä, valitse projekti napsauttamalla projektin nimeä.

2. Avaa erikoistoiminnot napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta .

3. Napsauta sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Poista resurssit.

   

4. Vahvista resurssien poisto napsauttamalla Poista.

Tehtävän poistaminen

1. Projektin aliprojektit tehtävineen näkyvät Gantt-kaavion yläosan vasemmassa reunassa. Valitse tehtävä napsauttamalla sen nimeä.

2. Napsauta tehtävän nimeä uudelleen hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten avautuneessa valikossa Poista.

3. Vahvista tehtävän poisto napsauttamalla Poista.

Vinkki: Valittuasi tehtävän voit poistaa sen myös näppäimistöä käyttäen, painamalla Deleteä. Voit myös valita usean tehtävän poistettavaksi pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa, kun napsautat haluamiasi tehtäviä.

Päällekkäisten tehtävien näyttäminen

Voit valita, että Gantt-kaavio varoittaa päällekkäisten tehtävävarausten muodostamisesta eli siitä, jos sama henkilö varataan samaan aikaan useaan tehtävään.

Kun varoitus on käytössä, henkilöiden päällekkäiset tehtävävaraukset korostetaan muokkauksen yhteydessä raidallisilla reunoilla. Aiemmin muodostuneita päällekkäisyyksiä ei korosteta, ellet muokkaa niitä, ja korostukset häviävät, kun poistut sivulta tai päivität sivun.

Alla oleva kuva havainnollistaa päällekkäistä tehtävävarausta.

Varoitus otetaan käyttöön seuraavasti:

1. Napsauta resurssien aikataulujen yläpuolella Suodata.

2. Napsauta Päällekkäisyydet ja sitten Tallenna.

   

Henkilötarve

Tehtävän henkilötarve

Jos tehtävällä on joko käsin syötetty tai suunnitellun sisällön sekä aikataulun perusteella laskettu henkilötarve, Gantt-kaavio näyttää, kuinka monta henkilöä tehtävään tarvitaan. Tehtävän väri kertoo tällöin, miten tehtävään resursoitujen henkilöiden määrä vastaa tarvetta.

• Tehtävän prioriteetin värinen jana tarkoittaa, että tehtävään on resursoitu tarvittava määrä henkilöitä. Janassa lukee resursoitujen henkilöiden määrä.

  

• Punainen jana, jossa on negatiivinen luku, tarkoittaa että tehtävään on resursoitu liian vähän henkilöitä. Janassa lukee puuttuvien henkilöiden määrä.

  

• Oranssi jana, jossa on positiivinen luku, tarkoittaa että tehtävään on resursoitu enemmän henkilöitä kuin tarvitaan. Janassa lukee ylimääräisten henkilöiden määrä.

  

• Monivärinen jana tarkoittaa, että resurssien suhde tarpeeseen vaihtelee. Alla olevassa esimerkissä tehtävän ensimmäisille päiville on resursoitu tarvittava määrä henkilöitä ja viimeisille liian vähän.

  

Projektin henkilötarve

Voit lisätä projektin Gantt-kaavioon otsikkorivin, joka näyttää projektin – tai projektilistan Gantt-kaaviota tarkasteltaessa projektien – päivittäisen tai viikoittaisen henkilötarpeen. Projektin henkilötarve lasketaan automaattisesti sen tehtävien henkilötarpeesta.

Otsikkorivin taustaväri kertoo, miten projektin tehtäviin resursoitujen henkilöiden määrä vastaa tarvetta:

• Vihreä tausta tarkoittaa, että projektin tehtäviin on resursoitu vähintään tarvittava määrä henkilöitä.

• Punainen tausta tarkoittaa, että projektin tehtäviin on resursoitu liian vähän henkilöitä.

Henkilötarvetta tarkastellaan nimenomaan projektin tasolla. Se voi täyttyä, vaikka yksittäisessä tehtävässä olisikin vajausta – kunhan muissa tehtävissä on vastaavasti ylimäärää.

Henkilötarpeen otsikkorivi otetaan käyttöön seuraavasti:

1. Napsuta sivun yläosassa Näytä.

2. Napsauta Henkilötarve ja sitten Tallenna.

   

Huomaa: Henkilötarpeen otsikkorivi näkyy, kun kalenterin loitonnustaso on Viikko tai Päivä.

Projektirakenteen tulostaminen

Voit tulostaa Gantt-kaaviosta projektin tai yksittäisen aliprojektin aikataulun PDF- tai Excel-tiedostoon.

1. Avaa projektin Gantt-kaavio.

2. Jos haluat tulosteeseen vain jonkin projektin aliprojekteista, valitse aliprojekti napsauttamalla sen nimeä.

3. Avaa erikoistoiminnot napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta .

4. Napsauta sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Tulosta projektirakenne.

   

5. Napsauta jompaakumpaa seuraavista:

   • Projektit ja tehtävät, jos haluat tulosteeseen sekä projektit että tehtävät.

   • Projektit, jos haluat tulosteeseen vain projektit.

6. Napsauta aikaväliä, jonka haluat tulosteen kattavan.

   Huomaa: Projektirakenne tulostuu pääsääntöisesti PDF-tiedostoon. Voit kuitenkin valita tulostaa koko projektin alusta loppuun Excel-tiedostoon.

7. Jos valitsit vapaavalintaisen aikavälin, syötä tulostettavan aikavälin Aloitus ja Lopetus, ja napsauta sitten Tulosta.

8. Jos valitsit Excel-tulosteen, tallenna tiedosto koneellesi. Muussa tapauksessa Broker Site Manager avaa tulosteen PDF-tiedostoon, jonka voit tallentaa koneellesi tai tulostaa paperille selaimesi tulostustoiminnolla.

Katso myös

• Tehtävän aikatauluttaminen

• Tehtävän resursoiminen

• Tehtävien poistaminen