Ohjekeskus
Ohjeiden sisällys

Dokumenttiryhmien hallinta

Dokumenttien jaottelu dokumenttiryhmiin helpottaa suurten dokumenttimäärien hallintaa ja dokumenttien löytämistä. Dokumenttiryhmiin voi liittyä myös edistynyttä logiikkaa. Voit esimerkiksi luoda dokumenttiryhmän, johon kuuluvat dokumentit liitetään automaattisesti ostotilauksiin.

Tässä ohjeessa kuvataan, miten dokumenttiryhmät luodaan yrityksen asetuksiin. Tietylle dokumentille valitaan dokumenttiryhmä dokumentin perustietoja muokkaamalla.

Edellytykset

Voit luoda, muokata ja poistaa dokumenttiryhmiä, jos sinulla on käyttöoikeus dokumenttien hallintaan.

Dokumenttiryhmän luominen

  1. Mene Hallinta-sivulle napsauttamalla Broker Site Managerin ylätunnisteen oikeassa reunassa olevaa rataskuvaketta Kuvankaappaus Broker Site Managerista.

  2. Napsauta Dokumenttiryhmät -rivillä olevaa nuolta Nuoli
oikealle.

  3. Napsauta Dokumenttiryhmä-luettelon alapuolella plusmerkkiä Plusmerkki.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

  4. Kirjoita ilmestyneeseen kenttään dokumenttiryhmälle tekninen nimi ja napsauta sitten valintamerkkiä Valintamerkki. Tekninen nimi ei näy käyttäjille.

  5. Napsauta dokumenttiryhmän rivillä lippukuvaketta Lippukuvake.

  6. Kirjoita ilmestyneisiin kenttiin käyttäjille näkyvä dokumenttiryhmän nimi niillä kielillä, joilla Broker Site Manageria yrityksessäsi käytetään, ja napsauta sitten Tallenna.

Dokumenttiryhmän nimien muokkaaminen

Voit muokata dokumenttiryhmän käyttäjille näkyviä nimiä.

  1. Mene Hallinta-sivulle napsauttamalla Broker Site Managerin ylätunnisteen oikeassa reunassa olevaa rataskuvaketta Kuvankaappaus Broker Site Managerista.

  2. Napsauta Dokumenttiryhmät -rivillä olevaa nuolta Nuoli
oikealle.

  3. Napsauta haluamasi dokumenttiryhmän rivillä lippukuvaketta Lippukuvake.

  4. Avautuneessa ikkunassa näkyy dokumenttiryhmän nimi eri kielillä. Tee haluamasi muutokset ja napsauta sitten Tallenna.

Mallidokumentit

Mihin mallidokumentteja käytetään?

Mallidokumenttiryhmiin kuuluvat dokumentit ovat dokumenttipohjia, jotka kopioituvat automaattisesti monistamalla, mallitehtävästä tai malliprojektien tehtävistä luotuihin tehtäviin.

Normaalisti kun tehtävä monistetaan, monistettavaan tehtävään liitetyt dokumentit liittyvät automaattisesti myös uuteen tehtävään. Jos monistettavaan tehtävään on kuitenkin liitetty mallidokumenttiryhmään kuuluva dokumentti, dokumentti ei liity sellaisenaan monistamalla luotuun tehtävään vaan dokumentista syntyy kopio. Tätä kopiota voidaan sitten muokata uuden tehtävän yhteydessä niin, että se elää omaa elämäänsä itsenäisenä dokumentista, josta se on luotu.

Voit luoda esimerkiksi kokousmuistiopohjille dokumenttiryhmän, lisätä kokousmuistiopohjan Broker Site Manageriin ja liittää sen malliprojektin tehtävään. Kun malliprojektista syntyy uusia tehtäviä, niille luodaan automaattisesti omat kokousmuistionsa.

Mallidokumenteiksi ei sen sijaan kannata tallentaa dokumentteja, joita ei ole tarvetta muokata. Jos esimerkiksi malliprojektista muodostettavissa tehtävissä tarvitaan sellaisenaan yleisiä sopimusehtoja, sopimusehdoista ei ole syytä tehdä mallidokumenttia.

Mallidokumenttiryhmän luominen

Olemassa olevasta dokumenttiryhmästä luodaan mallidokumenttiryhmä seuraavasti:

  1. Mene Hallinta-sivulle napsauttamalla Broker Site Managerin ylätunnisteen oikeassa reunassa olevaa rataskuvaketta Kuvankaappaus Broker Site Managerista.

  2. Napsauta Dokumenttiryhmät -rivillä olevaa nuolta Nuoli
oikealle.

  3. Napsauta haluamasi dokumenttiryhmän rivillä T.

Ostotilausliitteet

Mihin ostotilausliitteitä käytetään?

Ostotilausliiteryhmiin kuuluvat dokumentit liitetään automaattisesti ostotilauksiin.

Ostotilausliitteet liitetään ostotilauksiin kielikohtaisesti, eli ostotilaukseen liitetään ne ostotilausliitteet, joiden kieli vastaa ostotilauksen vastaanottajan eli toimittajan kieltä. Ostotilausliitteen kieli määritellään dokumentin perustiedoissa ja toimittajan kieli yrityksen perustiedoissa.

Dokumentit liitetään kuhunkin ostotilaukseen siinä vaiheessa, kun ostotilaus luodaan. Dokumenttiryhmän luominen ei siis vaikuta jo luotuihin ostotilauksiin.

Ostotilausliiteryhmän luominen

Olemassa olevasta dokumenttiryhmästä luodaan ostotilausliiteryhmä seuraavasti:

  1. Mene Hallinta-sivulle napsauttamalla Broker Site Managerin ylätunnisteen oikeassa reunassa olevaa rataskuvaketta Kuvankaappaus Broker Site Managerista.

  2. Napsauta Dokumenttiryhmät -rivillä olevaa nuolta Nuoli
oikealle.

  3. Napsauta haluamasi dokumenttiryhmän rivillä O.

Dokumenttiryhmän poistaminen

Dokumenttiryhmää, joka on käytössä, ei voi poistaa. Jos haluat poistaa dokumenttiryhmän, vaihda ensin kaikkien siihen kuuluvien dokumenttien ryhmää dokumentin perustietoja muokkaamalla tai poista siihen kuuluvat dokumentit.

  1. Mene Hallinta-sivulle napsauttamalla Broker Site Managerin ylätunnisteen oikeassa reunassa olevaa rataskuvaketta Kuvankaappaus Broker Site Managerista.

  2. Napsauta Dokumenttiryhmät -rivillä olevaa nuolta Nuoli
oikealle.

  3. Napsauta haluamasi dokumenttiryhmän rivillä roskakorikuvaketta Roskakori.

  4. Vahvista poisto napsauttamalla valintamerkkiä Valintamerkki.

Katso myös