Ohjekeskus
Ohjeiden sisällys

Osaston toteutumien hallinta

Tässä ohjeessa kuvataan eri tavat tarkastella, dokumentoida ja vahvistaa tai hylätä osastoon kirjattuja toteutumia.

Toteutumien tarkastelu

Toteutumien tarkastelu toteutumalistassa

Osaston sivun Toteutumat-luettelo näyttää yhteenvedon osastoon kirjatuista toteutumista.

Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

Luettelo näkyy osaston jäsenille ja vetäjille, kunhan heillä on pääsy osaston tietoihin eli käyttöoikeus osastojen hallintaan. Osaston ja ylempien osastojen vetäjät näkevät luettelossa kaikki osastoon kirjatut toteutumat. Osaston jäsenet näkevät vain heidän itsensä kirjaamat tai toimittamat toteutumat.

Voit avata tarkemman yhteenvedon toteutumista napsauttamalla Toteutumat-luettelon yläreunassa luettelopainiketta Luettelopainike. Tarkasta yhteenvedosta voit muun muassa porautua yksittäisten toteutumien tietoihin.

Toteutumien tarkastelu massakuittauslistassa

Osaston toteutumien massakuittauslista on käytettävissä osaston vetäjälle, jos tällä on käyttöoikeus massakuittaukseen. Listassa näkyvät toteutumat, jotka on kirjattu osastoon.

Osaston vetäjä voi avata osaston toteutumien massakuittauslistan seuraavasti:

  1. Mene Hallinta-sivulle napsauttamalla Broker Site Managerin ylätunnisteen oikeassa reunassa olevaa rataskuvaketta Kuvankaappaus Broker Site Managerista.

  2. Napsauta Osastot-rivillä olevaa nuolta Nuoli oikealle.

  3. Mene osaston sivulle napsauttamalla osaston rivillä olevaa nuolta Nuoli
oikealle.

  4. Avaa erikoistoiminnot napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta Valikkopainike.

  5. Napsauta sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Massakuittaa toteutumia.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

Massakuittauslistassa voit kuitata kerralla useita toteutumia eli merkitä laadinnassa olevia toteutumia dokumentoiduiksi ja dokumentoituja vahvistetuiksi. Lue lisää alta.

Toteutumien dokumentointi

Kun toteutuman kirjaaminen on valmis eikä siihen ole enää tulossa muutoksia, toteutuma merkitään dokumentoiduksi eli sen tilaksi vaihdetaan Dokumentoitu. Vastuuhenkilö tietää sen perusteella tarkistaa ja joko vahvistaa tai hylätä toteutuman.

Toteutuman voi merkitä dokumentoiduksi, jos sen tila on Laadinnassa tai Hylätty.

Yksittäisen toteutuman dokumentointi

  1. Avaa osaston toteutumalista tai massakuittauslista niin kuin ylempänä kuvataan.

  2. Mene toteutuman tietoihin napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta Nuoli oikealle.

  3. Napsauta sivun alareunassa Dokumentoitu.

Toteutumien dokumentointi massakuittauslistassa

  1. Avaa massakuittauslista kuten ylempänä kuvataan.

  2. Suodata esille laadinnassa olevat toteutumat napsauttamalla sivun oikeassa alareunassa olevassa valikossa Laadinnassa.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

  3. Suodata tarvittaessa pikasuodattimilla tai hae hakusanalla listaan vain haluamasi toteutumat. Katso Tietueiden löytäminen.

    Huomaa: Toteutumia saattaa suodattamisen jälkeenkin olla niin paljon, että ne näytetään usealla sivulla. Dokumentointi kohdistuu tällöin kaikkiin sivuihin, ei vain näkyvillä olevaan sivuun.

  4. Jos haluat jättää osan listan toteutumista dokumentoimatta, valitse ne napsauttamalla toteutumarivin vasemmanpuoleisinta saraketta ja napsauta sitten sivun alareunassa Poista valinnasta. Voit tarvittaessa palauttaa ne napsauttamalla sivun alareunassa Näytä kaikki.

  5. Valitse tarvittaessa kullekin toteutumalle kirjanpitotili napsauttamalla toteutuman rivillä KP-tili-sarakkeessa olevaa nuolta Nuoli alas ja napsauttamalla sitten oikeaa kirjanpitotiliä. Jos tarvitset lisätietoa valittavissa olevista tileistä, katso Toteutumalle valittavissa olevien kirjanpitotilien määräytyminen.

  6. Napsauta sivun alareunassa Dokumentoi.

  7. Jos yrityksesi ympäristö on määritetty viemään toteutumat ulkopuoliseen järjestelmään, Broker Site Manager tarkistaa, että dokumentoitavissa toteutumissa on kaikki viennin edellyttämät tiedot ja jättää puutteelliset toteutumat tilaan Laadinnassa. Jos osa toteutumista on puutteellisia, Broker Site Manager avaa viestin, jossa on dokumentoitujen toteutumien ja puutteellisten toteutumien määrät. Sulje viesti napsauttamalla Sulje ja siirry tarvittaessa muokkaamaan puutteellisia toteutumia napsauttamalla niiden rivillä olevaa nuolta Nuoli oikealle.

Toteutumien hyväksyminen tai hylkääminen

Kun toteutuman tila on Dokumentoitu, vastuuhenkilö joko hyväksyy eli vahvistaa toteutuman tai hylkää sen.

Yksittäisen toteutuman vahvistaminen

  1. Avaa osaston toteutumalista tai massakuittauslista niin kuin ylempänä kuvataan.

  2. Mene toteutuman tietoihin napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta Nuoli oikealle.

  3. Napsauta sivun alareunassa Vahvista.

Toteutumien vahvistaminen massakuittauslistassa

  1. Avaa massakuittauslista kuten ylempänä kuvataan.

  2. Suodata esille dokumentoidut toteutumat napsauttamalla sivun oikeassa alareunassa olevassa valikossa Dokumentoitu.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

  3. Suodata pikasuodattimilla tai hae hakusanalla listaan vain haluamasi toteutumat. Katso Tietueiden löytäminen.

    Huomaa: Toteutumia saattaa suodattamisen jälkeenkin olla niin paljon, että ne näytetään usealla sivulla. Vahvistaminen kohdistuu tällöin kaikkiin sivuihin, ei vain näkyvillä olevaan sivuun.

  4. Jos haluat jättää osan listan toteutumista vahvistamatta, valitse ne napsauttamalla toteutumarivin vasemmanpuoleisinta saraketta ja napsauta sitten sivun alareunassa Poista valinnasta. Voit tarvittaessa palauttaa ne napsauttamalla sivun alareunassa Näytä kaikki.

  5. Napsauta sivun alareunassa Vahvista.

Yksittäisen toteutuman hylkääminen

Osaston vetäjä voi hylätä osastoon kirjatun toteutuman seuraavasti:

  1. Avaa osaston toteutumalista tai massakuittauslista niin kuin ylempänä kuvataan.

  2. Mene toteutuman tietoihin napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta Nuoli oikealle.

  3. Napsauta sivun alareunassa Hylkää dokumentointi.

  4. Kirjoita Syy hylkäämiselle. Se tallentuu toteutuman tietoihin.

  5. Napsauta sivun alareunassa Hylkää dokumentointi.

Katso myös