Ohjekeskus
Ohjeiden sisällys

Dokumentin liittäminen tietueeseen

Kun dokumentti liitetään tietueeseen, esimerkiksi yritykseen tai projektiin, dokumentti tulee näkyviin tietueen sivulle. Saman dokumentin voi liittää useaan tietueeseen. Näin esimerkiksi projektiin liittyvä dokumentti saadaan näkyviin sekä projektin sivulle että projektin asiakkaan sivulle, jotta se on mahdollisimman helppo löytää.

Edellytykset

Voit liittää tietueisiin dokumentteja, jos sinulla on käyttöoikeus dokumentteihin.

Tietueet, joihin voi liittää dokumentteja

Dokumentteja voi liittää tässä ohjeessa kuvatulla tavalla seuraavan tyyppisiin tietueisiin:

  • Havainto

  • Henkilö Henkilö voidaan määritellä dokumentin laatijaksi tai omistajaksi.

  • Kohde Kohteen dokumenteissa näkyvät myös sitä seuraavien kohteiden dokumentit.

  • Projekti Projektin dokumenteissa näkyvät myös sen aliprojektien ja tehtävien dokumentit.

  • Sopimus Dokumentteja kutsutaan sopimuksen liiteaineistoiksi.

  • Tarjous Dokumentteja kutsutaan tarjouksen liiteaineistoiksi.

  • Tehtävä Tehtävän dokumenteissa näkyvät myös sitä edeltävien tehtävien dokumentit.

  • Tuote

  • Työkalu

  • Yritys

Dokumentin liittäminen tietueeseen omalta koneelta

Dokumentin liittäminen vetämällä

Jos haluat liittää tietueeseen dokumentin, jota ei vielä ole tallennettu Broker Site Manageriin, voit tehdä sen helposti vetämällä tiedoston omalta koneeltasi tietueen sivulle.

  1. Mene sen tietueen sivulle, johon haluat liittää dokumentin.

  2. Vedä yksi tai useampi tiedosto omalta koneeltasi tietueen sivulle.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

Näin lisätyn dokumentin luottamustasoksi tulee Yritysluottamuksellinen. Jos haluat muokata luottamustasoa tai muita tietoja, katso Dokumentin perustietojen muokkaaminen.

Dokumentin liittäminen selaamalla

  1. Mene sen tietueen sivulle, johon haluat liittää dokumentin.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Napsauta Dokumentit- tai Liiteaineistot-luettelon alareunassa plusmerkkiä Plusmerkki.

    • Napsauta sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta Valikkopainike ja sitten sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Lisää dokumentti.

  3. Napsauta Luo uusi.

  4. Napsauta Tiedoston vieressä Valitse tiedosto tai Selaa (painikkeen teksti riippuu selaimestasi) ja valitse tiedosto koneeltasi.

  5. Täytä dokumentin perustiedot.

    • Luottamustaso Määrittää, kenellä on pääsy dokumenttiin. Jokin seuraavista:

      • Julkinen Dokumenttiin on pääsy kenellä tahansa, jolla on tunnukset Broker Site Manageriin. Jos yrityksesi ympäristöön on annettu tunnuksia yrityksen ulkopuolisille käyttäjille, esimerkiksi alihankkijoille, julkista luottamustasoa kannattaa käyttää harkiten.

      • Henkilöluottamuksellinen Valituilla henkilöillä on pääsy dokumenttiin.

      • Yritysluottamuksellinen Valittujen yritysten käyttäjillä on pääsy dokumenttiin.

      • Osastoluottamuksellinen Valittujen osastojen käyttäjillä on pääsy dokumenttiin.

      • Tiimiluottamuksellinen Valittujen tiimien varsinaisilla jäsenillä ja vetäjillä on pääsy dokumenttiin.

    • Nimi Dokumentin nimi, joka näkyy muun muassa dokumenttilistoissa.

    • Kieli Dokumentin kieli.

    • Kommentit Vapaamuotoiset kommentit. Kommentteja voi halutessaan kirjoittaa myös dokumentin päiväkirjaan.

  6. Napsauta sivun alareunassa Lisää.

  7. Jos valitsit dokumentin luottamustasoksi henkilö-, yritys-, osasto- tai tiimiluottamuksellisuuden, valitse yksi tai useampi tietue eli henkilö, yritys, osasto tai tiimi, joka saa nähdä dokumentin:

    • Jos haluamasi tietue ei näy luettelossa, kirjoita osa sen nimestä hakukenttään ja paina Enter.

    • Valitse yksi tai useampi tietue napsauttamalla niitä.

    • Napsauta Lisää.

  1. Mene tietueen sivulle.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Napsauta Dokumentit- tai Liiteaineistot-luettelon alareunassa plusmerkkiä Plusmerkki.

    • Napsauta sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta Valikkopainike ja sitten sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Lisää dokumentti.

  3. Kirjoita osa dokumentin nimestä hakukenttään ja paina Enter.

  4. Valitse dokumentti hakutuloksista napsauttamalla sitä, ellei sitä ole jo valittu, tai valitse monta dokumenttia napsauttamalla niitä.

  5. Napsauta Lisää.

Jos sinulla on pääsy dokumenttiin, voit yhdistää siihen muita tietueita.

  1. Napsauta päävalikossa Dokumentit.

  2. Etsi dokumentti ja mene sen sivulle napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta Nuoli oikealle.

  3. Napsauta Sidonnaisuudet-luettelon alareunassa plusmerkkiä Plusmerkki.

  4. Kirjoita osa tietueen nimestä hakukenttään ja paina Enter.

  5. Valitse tietue hakutuloksista napsauttamalla sitä, ellei sitä ole jo valittu, tai valitse monta tietuetta napsauttamalla niitä.

  6. Napsauta Lisää.

Katso myös