Tehtävien tuominen projektiin

Tuotava aineisto

Voit tuoda aineistosta seuraavat tiedot:

• Tehtävän nimi Pakollinen. Jos projektissa on jo samanniminen aloittamaton tehtävä, olemassa oleva tehtävä poistuu ja korvautuu tuotavan aineiston tehtävällä. Voit lukea lisää alempaa osiosta Tehtävien päivittäminen.

• Tehtäväkuvaus

• Aloitus Tehtävän aloituspäivämäärä. Broker Site Manager pystyy lukemaan päivämäärät useimmista formaateista, esimerkiksi 28.2.2018 tai 2018-02-28.

• Lopetus Tehtävän lopetuspäivämäärä.

• Tunnistuselementti Käytetään tuotaessa tehtäviin myyntiyksikköjä. Tunnistuselementin perusteella aineiston myyntiyksikkö tunnistetaan projektin sopimuksen myyntiyksiköksi eli aineistoon sisältyvälle myyntiyksikölle valitaan, mitä sopimuksen myyntiyksikköä se vastaa.

  Yleensä tunnistuselementiksi valitaan sarake, joka sisältää nimen tai koodin. Tunnistuselementtinä voidaan käyttää myös monen sarakkeen yhdistelmää, jolloin kukin sarakkeista valitaan tunnistuselementiksi.

• Määrä Tehtävään tuotavan myyntiyksikön määrä.

Yksinkertaisimmillaan tuotava aineisto voi näyttää esimerkiksi tältä:

Aineisto, josta tuodaan tehtäviin myös myyntiyksiköt, voi näyttää esimerkiksi tältä:

Ennen kuin tuot tehtävät

Ennen tuontia kannattaa varmistaa, että projektiin on yhdistetty seuraavat:

• Projektipäällikkö Projektin projektipäälliköstä tai sen puuttuessa ylemmän projektitason projektipäälliköstä tulee tehtävien vastuuhenkilö. Jos ylemmilläkään projektitasoilla ei ole projektipäällikköä, vastuuhenkilöksi tulee se, joka tuo tehtävät.

• Sopimus Projektin sopimuksesta tulee tehtävien sopimus. Jos tuot tehtäviin sisältöä, ne otetaan tehtävän sopimuksesta.

• Asiakas Projektin asiakkaasta tai sen puuttuessa ylemmän projektitason asiakkaasta tulee tehtävien asiakas. Jos ylemmilläkään projektitasoilla ei ole asiakasta, asiakkaaksi tulee pääprojektin omistaja.

Tehtävien tuominen

1. Mene projektin sivulle.

2. Avaa Gantt-kaavio napsauttamalla sivun alareunassa Gantt.

3. Jos projektilla on aliprojekteja ja haluat tuoda tehtävät johonkin projektin aliprojekteista, valitse aliprojekti napsauttamalla sen riviä.

4. Avaa erikoistoiminnot napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta .

5. Napsauta Tuo tehtäviä.

   

6. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Tuo aineisto tsv-tiedostosta napsauttamalla Tiedoston alla Valitse tiedosto tai Selaa (painikkeen teksti riippuu selaimestasi) ja valitsemalla tiedosto koneeltasi.

   • Tuo aineisto laskentataulukosta kopioimalla tuotavat solut ja liittämällä ne Suora syöte ‑kenttään.

7. Napsauta sivun alareunassa Lisää.

8. Jos aineistossa on otsikkorivejä, merkitse rivi, jolta tuotava aineisto alkaa, napsauttamalla rivin vasemmanpuoleisinta solua.

9. Valitse kullekin tuotavalle sarakkeelle tyyppi napsauttamalla sarakkeen ensimmäisellä rivillä olevaa luetteloa ja napsauttamalla sitten oikeaa tyyppiä.

   

10. Napsauta sivun alareunassa Lisää.

    Jos aineisto ei sisältänyt myyntiyksiköitä, tehtävät on nyt tuotu projektiin. Muussa tapauksessa aineiston rivit on vielä tunnistettava sopimuksen myyntiyksiköiksi. Katso ohjeen seuraava kohta Myyntiyksiköiden tunnistaminen.

Myyntiyksiköiden tunnistaminen

Myyntiyksiköiden tunnistaminen tarkoittaa sitä, että aineistoon sisältyvälle myyntiyksikölle valitaan, mitä projektin sopimuksen myyntiyksikköä se vastaa. Tunnistaminen perustuu aineiston yhdestä tai useammasta sarakkeesta muodostettavaan tunnistuselementtiin.

1. Jos aineistossa on jo aiemmissa tuonneissa tunnistettuja elementtejä, niiden rivillä näkyy myyntiyksikkö, joksi ne on tunnistettu. Tunnista tunnistamattomat elementit vetämällä niiden päälle oikea myyntiyksikkö.

   

   Jos sopimuksesta puutuu myyntiyksikkö, joksi haluaisit tunnistuselementin tunnistaa, voit etsiä myyntiyksikön tuoterekisteristä tai luoda kokonaan uuden myyntiyksikön. Lue lisää alempaa osioista Myyntiyksikön lisääminen tuoterekisteristä ja Uuden myyntiyksikön luominen.

2. Kun kaikki elementit on tunnistettu, napsauta Lisää. Jos jätät joitain elementtejä tunnistamatta, niitä ei tuoda tehtäviin.

Vinkki: Jos tunnistuselementti vastaa sopimuksen myyntiyksikön koodia – eli jos tunnistuselementti on esimerkiksi ABC ja sopimuksessa on myyntiyksikkö, jonka koodi on ABC – Broker Site Manager tunnistaa tunnistuselementin automaattisesti kyseiseksi myyntiyksiköksi ja merkitsee sen kysymysmerkillä. Voit tarvittaessa vaihtaa myyntiyksikköä vetämällä oikean myyntiyksikön tunnistuselementin riville.

Myyntiyksikön lisääminen tuoterekisteristä

Jos tuotavan aineiston sisältöä vastaava myyntiyksikkö puuttuu sopimuksesta, voit etsiä sitä käytettävissäsi olevista tuoterakennetietokannoista. Kun tunnistat tuoterakenteen myyntiyksiköksi, se lisätään samalla automaattisesti projektin sopimukseen.

1. Valitse Myyntiyksiköiden tunnistus -ikkunan oikasta alareunasta tuoterakennetietokanta, josta tuoterakennetta etsitään: napsauta valitun tietokannan nimeä ja napsauta sitten avautuneessa luettelossa haluamaasi tietokantaa.

   

2. Hae tuoterakennetta tietokannasta kirjoittamalla osa tuoterakenteen nimestä tai koodista hakukenttään ja painamalla Enter.

3. Vedä tuoterakenne hakutuloksista haluamasi elementin päälle.

Uuden myyntiyksikön luominen

Jos tuotavan aineiston sisältöä vastaava myyntiyksikkö puuttuu sekä projektin sopimuksesta että tuoterekisteristä, voit luoda sopimukseen kokonaan uuden myyntiyksikön.

1. Napsauta Myyntiyksiköiden tunnistus -ikkunassa sopimuksen myyntiyksiköiden alla Luo myyntiyksikkö.

   

2. Syötä myyntiyksikölle Koodi, Nimi ja Yksikkö.

3. Voit lisätä myyntiyksikköön sisältöä käytettävissäsi olevista nimiketietokannoista. Ne näkyvät avautuneen ikkunan oikeassa reunassa: materiaalinimikkeiden haku ylhäällä ja työnimikkeiden haku alhaalla. Jos haluat vaihtaa tietokantaa, josta sisältöä haetaan, napsauta valitun tietokannan nimeä ja napsauta sitten avautuneessa luettelossa haluamaasi tietokantaa.

4. Hae nimikettä tietokannasta kirjoittamalla osa nimikkeen nimestä tai koodista hakukenttään ja painamalla Enter.

5. Valitse hakutuloksista rivi nuolinäppäimillä tai napsauttamalla. Jos tarvitsemaasi nimikettä ei löytynyt, voit lisätä sen. Lue lisää alempaa osiosta Nimikkeen luominen uuteen myyntiyksikköön.

6. Kirjoita määrä.

7. Lisää nimike määrineen myyntiyksikön sisältöön painamalla Enter.

8. Toista vaiheita 3-7, kunnes olet lisännyt myyntiyksikön sisältöön tarvittavat nimikkeet.

9. Napsauta Tallenna.

Nimikkeen luominen uuteen myyntiyksikköön

Jos uuteen myyntiyksikköön tarvitsemaasi nimikettä ei löydy käytettävissäsi olevista tietokannoista, voit lisätä sen.

1. Napsauta Luo myyntiyksikkö -ikkunassa nimikkeen hakutulosten alla Lisää.

   

2. Syötä nimikkeen Koodi, Nimi, Yksikkö ja tarvittaessa Lisätiedot.

3. Napsauta Tallenna.

Materiaalien varaaminen varastosta

Jos tuotaviin tehtäviin sisältyviä materiaalinimikkeitä on projektin varastossa vapaana, Broker Site Manager varaa ne tehtäviin automaattisesti.

Jos varastossa on vapaata nimikettä vähemmän kuin tehtävään tarvitaan, nimike näkyy tehtävän suunnitellussa sisällössä kahdesti: varastosta varattu osuus ja puuttuva osuus omilla riveillään. Puuttuvalle osuudelle voi muodostaa toimitustarpeet normaaliin tapaan.

Tehtävien päivittäminen

Voit päivittää tuodut tehtävät päivittämällä aineiston ja tuomalla sen tai osan siitä uudestaan. Voit halutessasi päivittää esimerkiksi vain yhden tehtävän tuomalla aineiston, joka sisältää vain kyseisen tehtävän.

Tehtävien nimiä ei kuitenkaan voi päivittää, sillä projektin tehtävät ja aineiston tehtävät tunnistetaan samaksi tehtäväksi nimensä perustella. Jos projektissa on jo samanniminen tehtävä kuin tuotavassa aineistossa, projektin tehtävä poistuu ja korvautuu aineiston tehtävällä – paitsi jos projektin tehtävä on jo aloitettu. Jo aloitetut tehtävät eivät poistu vaan niiden rinnalle tuodaan aineistosta uusi revisio, jolloin voit valita itse, miten toimit uuden ja vanhan version kanssa.