Ohjekeskus
Ohjeiden sisällys

Tehtävän toteutumien dokumentointi

Toteutumien dokumentointi tarkoittaa tehtävään käytetyn materiaalin, työn, alihankinnan, työkalujen sekä muiden kustannusten kuten päivärahojen kirjaamista. Kyse on siis tehtävän toteutuneesta sisällöstä.

Yleensä tehtävän suorittaja tai suorittajat kirjaavat toteutumat ja merkitsevät ne dokumentoiduiksi, minkä jälkeen tehtävän vastuuhenkilö joko hyväksyy tai hylkää dokumentoinnin.

Jos tehtävän suorittajan tiedoissa on oletustyönimike, tehtävään käytetty työ kirjautuu automaattisesti ja se täytyy vain merkitä dokumentoiduksi.

Tässä ohjeessa kuvataan, miten toteutumia käsitellään tehtäväkohtaisesti. Henkilöiden ja työkalujen toteutumat voidaan kuitenkin kirjata myös useaan tehtävään kerralla.

Kuka voi dokumentoida toteutumia?

Toteutumien dokumentoimiseen pätevät seuraavat säännöt:

  • Kuka tahansa, jolla on pääsy tehtävään, voi kirjata siihen toteutumia. BSM-työnohjaajilla on yleensä pääsy kaikkiin tehtäviin ja BSM-kenttätyöntekijöillä tehtäviin, joihin heidät tai heidän tiiminsä on resursoitu.

  • Tehtävän vastuuhenkilö ja projektipäällikkö voivat muokata kaikkia tehtävän toteutumia ja merkitä ne dokumentoiduiksi.

  • Toteutuman kirjaaja voi muokata kirjaamiansa laadinnassa olevia ja hylättyjä toteutumia ja merkitä ne dokumentoiduiksi.

  • Tiimin vetäjä voi muokata tiimiinsä kuuluvien henkilöiden kirjaamia laadinnassa olevia ja hylättyjä toteutumia ja merkitä ne dokumentoiduiksi.

Ryhmitelty ja perinteinen näkymä

Tehtävän toteutumia voi tarkastella kahdenlaisessa näkymässä:

  • Tiloittain ryhmitelty näkymä listaa eri tiloissa olevat toteutumat eri taulukoissa, esimerkiksi laadinnassa olevat ja dokumentoidut toteutumat omissaan.

  • Perinteinen näkymä listaa toteutumat tyypeittäin ryhmiteltyinä: materiaalit, työt ja muut nimiketyypit omissa taulukoissaan.

Tiloittain ryhmitelty näkymä on oletus: kun siirryt tehtävän sivulta toteutumasivulle, näet toteutumat tiloittain ryhmiteltyinä. Voit siirtyä perinteiseen näkymään erikoistoiminnoista eli napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta Valikkopainike ja napsauttamalla sitten sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Perinteinen näkymä.

Tässä ohjeessa oletetaan, että käytät toteutumasivua tiloittain ryhmitellyn näkymän kautta. Perinteinen näkymä toimii kuitenkin samoilla periaatteilla. Joitakin ominaisuuksia, kuten toteutumien syöttösivuja, voi käyttää vain perinteisessä näkymässä. Niitä koskevissa ohjeen kodissa ohjeistetaan perinteiseen näkymään vaihtaminen.

Työn, materiaalin ja muiden kustannusten kirjaaminen

Tehtävään käytetyn työn kirjaaminen automaattisesti

Tehtävään käytetty työ kirjautuu suorituksen ajalta automaattisesti tehtävän toteutumiin, jos suorittavalla henkilöllä on oletustyönimike. Oletusnimikkeen voi määritellä hallintakäyttäjä tai Mercuksen tekninen tuki.

Oletetaan esimerkiksi, että tietoihini on kirjattu oletustyönimikkeeksi Projektipäällikön tuntityö. Jos aloitan tehtävän kello 8.00 ja lopetan sen kello 11.00, tehtävään kirjautuu automaattisesti 3 yksikköä Projektipäällikön tuntityötä. Nimikettä ei tarvitse lisätä ennalta tehtävän suunniteltuun sisältöön eikä minun tarvitse kirjata sen määrää itse vaan ainoastaan tarkistaa toteutuma ja merkitä se dokumentoiduksi.

Suunnitellun sisällön toteutumien kirjaaminen

Suunnitellun sisällön toteutuneet määrät kirjataan seuraavasti:

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Toteutumasivun Laadinnassa-taulukko listaa tehtävään suunnitellut nimikkeet, joiden toteutumat ovat dokumentoimatta. Kirjaa kunkin nimikkeen toteutumat seuraavasti:

    • Kirjoita nimikkeen toteutumarivin Toimitettu-soluun määrä, joka nimikettä tehtävässä kului, ja paina sitten Enteriä.

    • Kirjoita nimikkeen toteutumarivin Toimittajan nimi ‑soluun osa toimittajan nimestä, valitse toimittaja ilmestyneestä listasta napsauttamalla ja paina sitten Enteriä. Toimittaja on joko materiaalinimikkeen tavarantoimittaja, työnimikkeen suorittanut henkilö tai alihankintatyön suorittanut henkilö tai yritys.

    • Jos haluat lisätä nimikkeeseen esimerkiksi eri toimittajan toteutumia tai jo kirjatulle toimittajalle lisää toteutumia, lisää toteutumarivi napsauttamalla nimikkeen alapuolella plusmerkkiä Plusmerkki ja toista edelliset vaiheet.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

Usean toimittajan toteutumien kirjaaminen kerralla

Esimerkiksi tapaamisiin kirjataan yleensä usealta henkilöltä sama toteutuma. Jos toteutumat eivät kirjaudu automaattisesti, usean henkilön suunnitellun sisällön toteutumat on helpointa kirjata syöttösivulta.

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Vaihda perinteiseen näkymään napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta Valikkopainike ja napsauttamalla sitten sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Perinteinen näkymä.

  3. Avaa syöttösivu napsauttamalla Työ-, Alihankinta tai Muu -taulukon alareunassa syöttösivupainiketta Syöttösivu.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

  4. Tehtävään osallistuneet henkilöt esitetään syöttösivun riveillä. Jos haluat lisätä toteutumiin henkilön, tee se seuraavasti:

    • Napsauta syöttösivun alarivillä plusmerkkiä Plusmerkki.

    • Jos haluamasi henkilö ei näy avautuneessa luettelossa, kirjoita osa henkilön nimestä hakukenttään ja paina Enter.

    • Valitse yksi tai useampi henkilö napsauttamalla ja napsauta sitten Lisää.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

  5. Tehtävään suunnitellut nimikkeet esitetään syöttösivun sarakkeissa. Kirjaa kunkin nimikkeen toteutumat seuraavasti:

    • Jos kaikki henkilöt toimittivat yhtä monta yksikköä, kirjoita toteutunut määrä riville Kaikki.

    • Jos henkilöt toimittivat eri määrän yksiköitä, kirjota kunkin henkilön toteutuma kyseisen henkilön riville.

    Huomaa: Jos henkilöllä tai hänen tiimillään on palkkalajiryhmä, hänelle voi kirjata tätä kautta vain kyseiseen palkkalajiryhmään kuuluvia nimikkeitä. Toteutumien kirjaaminen palkkalajiryhmään kuulumattomille nimikkeille on estetty.

  6. Tallenna kirjaukset painamalla Enter.

Suunnittelemattomien toteutumien kirjaaminen nimikerekisteristä

Jos tehtävässä ei ole suunniteltua sisältöä tai jos tehtävään halutaan muuten lisätä toteutumia, joita ei ollut suunniteltu, toteutumat voidaan lisätä nimikerekisteristä seuraavasti:

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Napsauta sivun alareunassa Lisää.

  3. Valitse nimiketietokanta, josta nimikkeitä haetaan, napsauttamalla nyt valittuna olevan nimiketietokannan nimeä ja napsauttamalla sitten oikeaa nimiketietokantaa.

  4. Kirjoita osa nimikkeen nimestä tai koodista hakukenttään ja paina Enter.

  5. Valitse lisättävä nimike nuolinäppäimillä tai napsauttamalla sitä

  6. Kirjoita toteutunut määrä ja paina Enter.

Seuraavaksi voit tarvittaessa vaihtaa toteutumien toimittajat.

Suunnittelemattomien toteutumien kirjaaminen syöttösivuilta

Jos yrityksesi käyttää syöttösivuja, voit kirjata niiden avulla toteutumia seuraavasti:

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Vaihda perinteiseen näkymään napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta Valikkopainike ja napsauttamalla sitten sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Perinteinen näkymä.

  3. Napsauta sivun alareunassa Syöttösivu.

  4. Valitse oikea syöttösivu avautuneen ikkunan vasemmassa reunassa olevista kansioista.

  5. Syötä toteutuneet määrät toteutuneiden nimikkeiden soluihin ja paina sitten Enter.

Seuraavaksi voit tarvittaessa vaihtaa toteutumien toimittajat.

Työkalujen toteutumien kirjaaminen

Alla kuvataan, miten yksittäiseen tehtävään kirjataan työkalun toteutumia. Työkalun toteutumat voi kirjata myös useaan tehtävään kerralla tai kokonaan automaattisesti.

Tehtävään voi kirjata työkalujen toteutumia alla kuvatulla tavalla, kun siihen on resursoitu vähintään yksi työkalu.

Tehtävään resursoidun työkalun toteutumien kirjaaminen

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Napsauta Laadinnassa-taulukossa, Työkalut-osiossa työkalun alapuolella plusmerkkiä Plusmerkki.

  3. Kirjoita kustannuksen riville sen toteutunut määrä.

  4. Napsauta Lisää.

Tehtävään resursoimattoman työkalun toteutumien kirjaaminen

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Vaihda perinteiseen näkymään napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta Valikkopainike ja napsauttamalla sitten sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Perinteinen näkymä.

  3. Napsauta Työkalut-taulukon alareunassa plusmerkkiä Plusmerkki.

  4. Kirjoita osa työkalun nimestä tai koodista hakukenttään ja paina Enter.

  5. Jo haluat tarkastella työkalun perustietoja ennen kuin valitset sen, napsauta hakutuloksissa työkalun rivillä olevaa nuolta Nuoli oikealle.

  6. Valitse työkalu hakutuloksista napsauttamalla sitä ja napsauta sitten Lisää.

  7. Kirjoita tehtävän toteutumat kustannusten riveille ja napsauta sitten Lisää.

Usean työkalun toteutumien kirjaaminen kerralla

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Vaihda perinteiseen näkymään napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta Valikkopainike ja napsauttamalla sitten sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Perinteinen näkymä.

  3. Napsauta Työkalut-taulukon alareunassa syöttösivupainiketta Syöttösivu.

  4. Käytettävissä olevat kustannukset on esitetty syöttösivun sarakkeissa ja tehtävään osallistuneet työkalut syöttösivun riveillä. Kirjoita työkalujen toteutumat niiden riveille ja paina lopuksi Enter. Huomaa, että toteutumien kirjaaminen kustannukselle, joka ei kuulu työkalun kustannuksiin, on estetty.

Toteutumien muokkaaminen

Toteutuman toimittajan vaihtaminen

Voit vaihtaa toteutuman toimittajaa, jos toteutumaa ei ole vielä merkitty dokumentoiduksi. Jos toteutuma on jo dokumentoitu, tehtävän vastuuhenkilö voi vaihtaa toimittajan muokkaamalla toteutumaa.

Toimittaja on joko materiaalinimikkeen tavarantoimittaja, työnimikkeen suorittanut henkilö tai alihankintatyön suorittanut henkilö tai yritys.

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Napsauta toteutuman rivillä Toimittajan nimi ‑solua.

  3. Tyhjennä solu, kirjoita siihen osa toimittajan nimestä, ja valitse sitten toimittaja napsauttamalla sitä.

  4. Paina Enter.

Toteutuman litteran valitseminen

Kun toteutuman tiedoissa on littera, toteutuma luetaan toteutuneisiin kustannuksiin projektin litterabudjetissa.

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Mene toteutuman tietoihin napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta Nuoli oikealle.

  3. Napsauta sivun alareunassa Muokkaa.

  4. Napsauta Littera-luettelossa haluamaasi litteraa. Luettelossa näkyvät projektiin prosessin perusteella muodostuneet litterat. Jos luetteloa ei näy lainkaan, projektiin ei ole muodostunut litteroita.

  5. Napsauta sivun alareunassa Tallenna.

Toteutuman kirjanpitotilin valitseminen

Toteutumalle valitaan kirjanpitotili pääsääntöisesti sen tehtävän osaston kulutileistä. Tarkemmat säännöt kuvataan alempana osiossa Toteutumalle valittavissa olevien kirjanpitotilien määräytyminen.

Huomaa: Kirjanpitotilin voi valita toteutumalle, jonka tila on Laadinnassa tai Hylätty. Jos toteutuman tila on jotain muuta, voit vaihtaa sen kirjanpitotiliä, jos vastuuhenkilö hylkää toteutuman tai palauttaa sen laadintaan.

Toteutumalle valitaan kirjanpitotili seuraavasti:

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Napsauta toteutuman rivillä Tili-solua.

  3. Kirjoita osa haluamasi tilin koodista tai nimestä.

  4. Valitse avautuneesta luettelosta kirjanpitotili napsauttamalla sitä.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

Toteutumalle valittavissa olevien kirjanpitotilien määräytyminen

Materiaalin, työn, alihankinnan ja muiden kustannuksien toteutumien kirjanpitotili valitaan tehtävän osaston kulutileistä tai, jos tehtävällä ei ole osastoa, tehtävän projektin osaston kulutileistä seuraavasti:

  • Jos osastolla on yksi kulutili, materiaalin, alihankinnan ja muiden kustannusten toteutumien kirjanpitotiliksi tulee automaattisesti kyseinen kulutili.

  • Jos osastolla on monta kulutiliä, voit valita kullekin toteutumalle kirjanpitotilin osaston kulutileistä.

  • Jos osastolla ei ole kulutilejä, voit valita kullekin toteutumalle kirjanpitotilin yrityksesi kaikista kulutileistä.

Työkalun toteutumien kirjanpitotili valitaan ensisijaisesti työkalun omista kulutileistä. Jos työkalulla ei ole kulutilejä, kirjanpitotili valitaan tehtävän osaston kulutileistä tai, jos tehtävällä ei ole osastoa, tehtävän projektin osaston kulutileistä. Työkalun toteutumien kirjanpitotilin valitsemiseen pätevät seuraavat säännöt:

  • Jos työkalulla on yksi kulutili, toteutumien kirjanpitotiliksi tulee automaattisesti kyseinen kulutili.

  • Jos työkalulla on monta kulutiliä, toteutumien kirjanpitotiliksi tule oletuksena työkalun ensimmäinen kulutili. Voit kuitenkin vaihtaa kirjanpitotilin joksikin muuksi työkalun tai osaston kulutileistä.

  • Jos työkalulla ei ole kulutiliä mutta osastolla on yksi, toteutumien kirjanpitotiliksi tulee automaattisesti osaston kulutili.

  • Jos työkalulla ei ole kulutiliä mutta osastolla on monta, voit valita toteutumien kirjanpitotilin osaston kulutileistä.

  • Jos työkalulla tai osastolla ei ole kulutilejä, voit valita toteutumien kirjanpitotilit yrityksesi kaikista kulutileistä.

Toteutuman määrän muokkaaminen

Voit muokata toteutumaa, jos sitä ei ole vielä merkitty dokumentoiduksi. Jos toteutuma on jo dokumentoitu, tehtävän vastuuhenkilö voi muokata sitä.

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Napsauta toteutuman rivillä Toimitettu-solua.

  3. Kirjoita soluun haluamasi arvo ja paina sitten Enter.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

Toteutuman poistaminen

Voit poistaa toteutuman, jos sitä ei ole vielä merkitty dokumentoiduksi. Jos toteutuma on jo dokumentoidu, tehtävän vastuuhenkilö voi poistaa sen.

Toteutuma poistetaan tyhjentämällä se.

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Napsauta toteutuman rivillä Toimitettu-solua.

  3. Tyhjennä solu ja paina sitten Enter.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

Toteutumien merkitseminen dokumentoiduksi

Kun tehtävän toteutumat on kirjattu, ne merkitään dokumentoiduksi. Sen jälkeen niitä voi muokata vain tehtävän vastuuhenkilö.

Kun merkitset suoritetun tehtävän kaikki toteutumat dokumentoiduiksi, myös itse tehtävä siirtyy tilaan Dokumentoitu, jos dokumentoinnin muut edellytykset, kuten toteutumakuvaus ja projekti, täyttyvät.

Yksittäisen toteutuman merkitseminen dokumentoiduksi

Yksittäinen laadinnassa oleva tai hylätty toteutuma merkitään dokumentoiduksi seuraavasti:

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Mene toteutuman tietoihin napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta Nuoli oikealle.

  3. Napsauta sivun alareunassa Dokumentoitu.

Kaikkien toteutumien merkitseminen dokumentoiduiksi

Voit merkitä kerralla dokumentoiduksi kaikki tehtävän toteutumat, joita sinulla on oikeus muokata. Jos sinulla on oikeus muokata tehtävän kaikkia toteutumia ja jos dokumentoinnin muut edellytykset, kuten toteutumakuvaus ja projekti täyttyvät, tehtävä siirtyy tällöin tilaan Dokumentoitu.

  1. Mene toteutumasivulle napsauttamalla tehtävän sivun alareunassa Toteutumat.

  2. Napsauta sivun alareunassa Dokumentoitu.

Toteutumien merkitseminen dokumentoiduksi massakuittauksessa

Massakuittauksessa voit merkitä kerralla useiden tehtävien laadinnassa olevia toteutumia dokumentoiduksi. Katso Toteutumien massakuittaus.

Katso myös