Ohjekeskus
Ohjeiden sisällys

Tehtävän luominen

Tehtävän luominen

Tehtävän luomisen voi aloittaa monesta eri paikasta Broker Site Managerissa, esimerkiksi projektin tai kohteen sivulta. Broker Site Manager valitsee tehtävälle asiakkaan, henkilön, projektin ja sopimuksen automaattisesti, jos se pystyy päättelemään ne tehtävän luomispaikasta. Jos luot tehtävän esimerkiksi aliprojektin sivulta, tiedot otetaan aliprojektin tiedoista.

Tehtävä luodaan seuraavasti:

  1. Mene sen tietueen (esimerkiksi projektin, henkilön, asiakasyrityksen tai toisen tehtävän) sivulle, johon tehtävä liittyy.

  2. Napsauta sivun oikeassa yläreunassa jotain seuraavista:

    • Luo puhelu Puhelu

    • Luo tehtävä Tehtävä

    • Luo tapaaminen Tapaaminen

    • Luo matka Matka

  3. Jos sinulla ei ole mallitehtäviä, siirryt automaattisesti seuraavaan vaiheeseen. Jos sinulla on mallitehtäviä, voit valita uudelle tehtävälle mallitehtävän.

    Jos haluat luoda tehtävän mallitehtävästä, valitse mallitehtävä ja napsauta Lisää.

    Jos et halua käyttää mallitehtävää, napsauta Luo uusi tehtävä ‑vaihtoehdon alla OK.

  4. Anna tehtävälle vähintään Nimi ja täytä tarvittaessa muut perustiedot. Alla on kuvattu oletuksena käytössä olevat perustiedot. Jos yrityksesi asetuksia on mukautettu, käytössä saattaa olla eri tietoja.

    • TyyppiTyyppi on valittu jo ennen tehtävän luomisen aloittamista, mutta tarvittaessa sen voi vaihtaa tässä vaiheessa.

    • Alityyppi Käytettävissä olevat alityypit riippuvat yrityksesi asetuksista. Kaikilla tyypeillä ei välttämättä ole alityyppejä.

    • Näkyvyys Tehtävä voi olla julkinen tai henkilökohtainen. Julkiseksi määritelty tehtävä näkyy sisältöineen kaikille yrityksen käyttäjille. Henkilökohtainen tehtävä sisältöineen näkyy vain tehtävän vastuuhenkilölle ja tehtävän resursseille. Muille se näkyy kalenterissa ja Gantt-kaavioissa henkilön varattuna aikana. Henkilökohtainen tehtävä ei vaadi asiakasta.

    • Prioriteetti Kuvaa tehtävän kiireellisyyttä. Prioriteetti määrittää sen, minkä värisenä tehtävä näkyy kalenterissa ja listoissa. Prioriteettia voi myös käyttää tehtävälistojen lajitteluun ja suodattamiseen.

    • ID Tehtävän tunnus Broker Site Managerissa. ID muodostuu automaattisesti, eikä sitä voi muokata.

    • Asiakkaan tehtävätunnus Tehtävän tunnus asiakkaan järjestelmässä.

    • Tila Käsin luodun tehtävän tilaksi tulee automaattisesti Hyväksytty ja vastattu.

    • Asiakas Yritys, jolle tehtävä suoritetaan. Asiakas voi olla myös oma yritys.

    • Henkilö Asiakasyrityksen vastuuhenkilö eli asiakasyrityksessä työskentelevä henkilö, jolle tehtävästä lähetetään automaattisia raportteja.

    • Projekti Projekti, johon tehtävä kuuluu. Projekti on pakollinen viimeistään siinä vaiheessa, kun tehtävän dokumentointi hyväksytään.

    • Maksuerä Voit valita tehtävälle maksuerän, jos tehtävän projekti käyttää maksuerälaskutusta ja siinä on kesken olevia maksueriä.

    • Nimi Tehtävän nimi. Matkalla on nimen sijaan Reitti. Nimi on pakollinen, eikä nimetöntä tehtävää voi aloittaa.

    • Aikaikkunan alku Tehtävän aikaikkunan alkuaika. Aikaikkuna tarkoittaa aikaväliä, jolloin tehtävä tulee suorittaa. Lue lisää ohjeesta Tehtävän aikatauluttaminen.

    • Aikaikkunan loppu Tehtävän aikaikkunan loppuaika.

    • Aloitus Tehtävän suunniteltu aloitusaika. Lue lisää ohjeesta Tehtävän aikatauluttaminen.

    • Lopetus Tehtävän suunniteltu lopetusaika.

    • Tarvittava henkilövahvuus Tehtävän suorittamiseen tarvittavien henkilöiden määrä. Jos tehtävällä on suunniteltua työsisältöä sekä aloitus ja lopetus, sen perustiedoissa näkyy myös laskennallinen tarvittava henkilövahvuus. Jos tehtävällä on sekä käsin syötetty että laskennallinen tarvittava henkilövahvuus, Broker Site Manager käyttää ensisijaisesti käsin syötettyä.

    • Vastuuhenkilö Henkilö, joka vastaa muun muassa tehtävän resursoinnista, aikatauluttamisesta, dokumentoinnista ja laskutusaineistosta. Vastuuhenkilö voi muokata kaikkia tehtävän tietoja ja poistaa tehtävän.

    • Osasto Oman yrityksen osasto, jolle tehtävä kuuluu.

    • Tilausnumero Sen työtilauksen numero, jonka seurauksena tehtävä on syntynyt. Tilausnumeroa ei käytetä, jos tehtävään ei liity työtilausta. Jos yrityksen ympäristö on integroitu tilausjärjestelmään, Broker Site Manager täyttää tilausnumeron automaattisesti.

    • Sopimus Sopimus, jota tehtävään sovelletaan. Tehtävän myyntiyksiköt otetaan tehtävän sopimuksesta. Ilman sopimusta tehtävää ei voida laskuttaa.

    • Tehtäväkuvaus Kuvaus, jonka perusteella henkilöresurssit suorittavat tehtävän.

  5. Napsauta sivun alareunassa Tallenna.

Luomisen jälkeen vastuuhenkilö yleensä suunnittelee tehtävän sisällön tai myyntiyksiköt sekä resursoi ja aikatauluttaa tehtävän.

Huomaa: Jos luot tehtävätyyppisen tehtävän kohteelle, jonka projektissa on aliprojekteja, Broker Site Manager avaa aivan ensimmäiseksi listan, josta voit valita, mihin aliprojektiin tehtävä luodaan.

Huomaa: Jos luot tehtävän kohteelle, jonka kohdetyypillä on tehtäväpohjia, vaiheessa 3 mainitut mallitehtävät eivät tule valittaviksi vaan tehtävä syntyy automaattisesti kohteen tehtäväpohjaa käyttäen. Jos kohdetyypillä on monta tehtäväpohjaa, voit valita, mitä niistä käytetään.

Tehtävän monistaminen

Jos tehtävää halutaan käyttää uudestaan sellaisenaan, se voidaan monistaa. Monistettaessa uuteen tehtävään kopioituvat tehtävän:

  • useimmat perustiedot
  • myyntiyksiköt
  • suunniteltu sisältö
  • resurssit ja muut sidonnaisuudet
  • dokumentit.

Tehtävä monistetaan seuraavasti:

  1. Mene tehtävän sivulle.

  2. Napsauta sivun alareunassa Monista.

  3. Vahvista monistaminen napsauttamalla Monista.

Vinkki: Jos tehtävä toistuu usein, kannattaa harkita mallitehtävän luomista tai toistuvan tehtävän monistamista.

Tehtävän monistaminen toistuvaksi tehtäväksi

Voit luoda toistuvia tehtäviä monistamalla niitä olemassa olevasta tehtävästä. Jos yrityksesi pitää esimerkiksi viikkopalavereja, voit luoda niille vaikka koko vuoden tehtävät kerralla.

Toistuvia tehtäviä voi luoda vain tulevaisuuteen.

Toistuviin tehtäviin kopioituvat tehtävän:

  • useimmat perustiedot
  • myyntiyksiköt
  • suunniteltu sisältö
  • resurssit ja muut sidonnaisuudet
  • dokumentit.

Toistuvia tehtäviä monistetaan seuraavasti:

  1. Mene tehtävän sivulle.

  2. Avaa erikoistoiminnot napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta Valikkopainike.

  3. Napsauta sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Monista toistuva tehtävä.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

  4. Valitse toistuvuuden asetukset ja napsauta sitten sivun alareunassa Monista.

Huoltotehtävän luominen

Huoltotehtävä on tehtävä, jossa huolletaan kohteita. Huoltotehtävät perustuvat huoltolomakkeisiin, ja huoltotehtävän luominen edellyttää, että huollettavien kohteiden kohdetyypillä on vähintään yksi huoltolomake.

Huoltotehtävän luonti alkaa yhden tai useamman huoltolomakkeen valinnalla. Huoltotehtävän luonnin voi aloittaa seuraavien tietueiden sivulta:

  • Pääprojekti Pääprojektin sivulta luotu huoltotehtävä kohdistuu niihin pääprojektin kohteisiin, joiden kohdetyypillä on valitsemasi huoltolomake.

  • Kohde-tyyppisen pääprojektin aliprojekti Aliprojektin sivulta luotu huoltotehtävä kohdistuu niihin pääprojektin kohteisiin, joiden kohdetyypillä on valitsemasi huoltolomake.

  • Alue Alueen sivulta luotu huoltotehtävä kohdistuu niihin alueen kohteisiin, joiden kohdetyypillä on valitsemasi huoltolomake.

  • Kohde Kohteen sivulta luotu huoltotehtävä kohdistuu kohteen ja sitä seuraavien ja edeltävien kohteiden muodostaman kohdeketjun niihin kohteisiin, joiden kohdetyypillä on valitsemasi huoltolomake.

Huoltotehtävä luodaan seuraavasti:

  1. Etsi tietue eli pääprojekti, aliprojekti, alue tai kohde, jonka sivulta haluat luoda huoltotehtävän, ja mene tietueen sivulle.

  2. Avaa erikoistoiminnot napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta Valikkopainike.

  3. Napsauta sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Luo huoltotehtävä.

    Huomaa: Jos valikossa ei ole vaihtoehtoa Luo huoltotehtävä, todennäköisin selitys on, ettei kyseisen tietueen kohteilla ole yhtään huoltolomaketta.

  4. Broker Site Manager listaa kyseisen tietueen kohteiden kohdetyyppien huoltolomakkeet. Valitse yksi tai useampi huoltolomake napsauttamalla niitä ja napsauta sitten Lisää.

Katso myös