Ohjekeskus
Ohjeiden sisällys

Projektin luominen

Tämä ohje kuvaa, miten pääprojektit ja aliprojektit luodaan. Ennen projektien luomista kannattaa tutustua Broker Site Managerin suositeltuun projektirakenteeseen.

Pääprojektin luominen

Pääprojekti on projektirakenteen ylin taso, jonka alle luodaan aliprojektit. Pääprojektit on tarkoitettu ennen kaikkea projektien ryhmittelyyn, ja esimerkiksi tehtävät ja tarjoukset luodaan aliprojekteihin, ei pääprojekteihin.

Voit luoda pääprojekteja, jos sinulla on käyttöoikeus projektien lisäämiseen.

Pääprojekti luodaan seuraavasti:

  1. Napsauta päävalikossa Projektit.

  2. Napsauta sivun alareunassa Lisää.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

  3. Täytä pääprojektin perustiedot. Alla on kuvattu oletuksena käytössä olevat perustiedot. Jos yrityksesi asetuksia on mukautettu, käytössä saattaa olla eri tietoja.

    • Koodi Jokaisella pääprojektilla on oltava yksilöllinen koodi. Oletuksena Broker Site Manager luo pää- ja aliprojekteille automaattisesti koodin juoksevaa numerointia käyttäen. Mercuksen tekninen tuki voi kytkeä koodien juoksevan numeroinnin päälle tai pois päältä.

    • Nimi

    • Tyyppi Jompikumpi seuraavista:

      • Kohde Tarkoittaa fyysistä sijaintia, kuten tehdasta tai rakennusta. Jos yrityksellä on urakka esimerkiksi Eduskuntatalossa, Broker Site Manageriin luodaan kohde-tyyppinen pääprojekti nimeltä Eduskuntatalo.

      • Projekti Ryhmittelee aliprojekteja, jotka eivät liity yhteen fyysiseen sijaintiin. Jos yritys kirjaa esimerkiksi myyntiin liittyvät tehtävät Broker Site Manageriin, niitä varten voi olla pääprojekti Myynti.

    • Tila Jokin seuraavista:

      • Odottaa Työt eivät ole alkaneet. Kun jokin projektin tai sen aliprojektien tehtävistä käynnistetään, Broker Site Manager vaihtaa projektin tilaksi Meneillään.

      • Meneillään Työt ovat käynnissä.

      • Keskeytetty Työt on keskeytetty lopullisesti. Kun projekti keskeytetään, Broker Site Manager keskeyttää automaattisesti kaikki projektin aliprojektit ja niiden tehtävät.

      • Valmis Työ on valmis. Kun siirrät projektin tilaan Valmis, sen aliprojektit siirtyvät automaattisesti samaan tilaan.

      • Arkistoitu Projekti on arkistoitu. Arkistoinnin jälkeenkin projekti näkyy Broker Site Managerissa.

      • Lopetettu Asiakas on lopettanut projektin. Kun aliprojekti lopetetaan, Broker Site Manager keskeyttää automaattisesti kaikki aliprojektin ja sen aliprojektien tehtävät.

      • Tilapäisesti jäissä Työt on keskeytetty väliaikaisesti. Kun jokin projektin tai sen aliprojektien tehtävistä käynnistetään, Broker Site Manager vaihtaa projektin tilaksi Meneillään.

      • Jatkuva Projektin työt ovat jatkuvasti käynnissä eikä niillä ole määräaikaa. Jatkuvat projektit eivät näy projektilistoilla tai Manager-raportoinnissa.

    • Aloitus Projektin aloituspäivä.

    • Lopetus Projektin lopetuspäivä.

    • Kuvaus Projektin kuvaus.

  4. Napsauta sivun alareunassa Tallenna.

Pääprojektin luomisen jälkeen kannattaa yhdistää siihen sen omistaja ja tarvittaessa luoda sille kohde.

Aliprojektin luominen

Pääprojektit jaetaan aliprojekteihin, joilla voi olla omia aliprojektejaan. Esimerkiksi tehtävät ja tarjoukset luodaan nimenomaan aliprojekteihin.

Voit luoda aliprojekteja, jos sinulla on käyttöoikeus projektien muokkaamiseen.

Aliprojekti luodaan seuraavasti:

  1. Etsi pääprojekti tai aliprojekti, johon haluat luoda aliprojektin, ja mene sen sivulle napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta Nuoli
oikealle. Tarvittaessa voit aloittaa aliprojektin luomisen myös esimerkiksi kohteen tai tehtävän sivulta. Lue lisää luomispaikan vaikutuksesta luotavaan aliprojektiin alempaa.

  2. Napsauta sivun oikeassa yläreunassa Lisää aliprojekti Kuvankaappaus Broker Site Managerista.

  3. Aliprojektin Koodi on täytetty automaattisesti, ellei automaattista projektinumerointia ole kytketty yrityksesi ympäristössä pois päältä. Jos haluat käyttää jotain muuta koodia, kirjoita se kenttään.

  4. Kirjoita aliprojektille Nimi.

  5. Jos yrityksesi käyttää prosesseja, voit valita Prosessi-luettelosta prosessin, jota aliprojekti noudattaa.

  6. Kirjoita aliprojektille Kuvaus.

  7. Napsauta Lisää.

  8. Täytä aliprojektin muut perustiedot. Alla on kuvattu oletuksena käytössä olevat perustiedot. Jos yrityksesi asetuksia on mukautettu, käytössä saattaa olla eri tietoja.

    • Koodi  Oletuksena Broker Site Manager luo pää- ja aliprojekteille automaattisesti koodin juoksevaa numerointia käyttäen. Mercuksen tekninen tuki voi kytkeä koodien juoksevan numeroinnin päälle tai pois päältä.

    • Nimi

    • Tila Jokin seuraavista:

      • Odottaa Työt eivät ole alkaneet. Kun jokin projektin tai sen aliprojektien tehtävistä käynnistetään, Broker Site Manager vaihtaa projektin tilaksi Meneillään.

      • Meneillään Työt ovat käynnissä.

      • Keskeytetty Työt on keskeytetty lopullisesti. Kun projekti keskeytetään, Broker Site Manager keskeyttää automaattisesti kaikki projektin aliprojektit ja niiden tehtävät.

      • Valmis Työ on valmis. Kun siirrät projektin tilaan Valmis, sen aliprojektit siirtyvät automaattisesti samaan tilaan.

      • Arkistoitu Projekti on arkistoitu. Arkistoinnin jälkeenkin projekti näkyy Broker Site Managerissa.

      • Lopetettu Asiakas on lopettanut projektin. Kun aliprojekti lopetetaan, Broker Site Manager keskeyttää automaattisesti kaikki aliprojektin ja sen aliprojektien tehtävät.

      • Tilapäisesti jäissä Työt on keskeytetty väliaikaisesti. Kun jokin projektin tai sen aliprojektien tehtävistä käynnistetään, Broker Site Manager vaihtaa projektin tilaksi Meneillään.

      • Jatkuva Projektin työt ovat jatkuvasti käynnissä eikä niillä ole määräaikaa. Jatkuvat projektit eivät näy projektilistoilla tai Manager-raportoinnissa.

    • Aloitus Projektin aloituspäivä.

    • Lopetus Projektin lopetuspäivä.

    • Laskutus Määrittää, miten projektin tehtävät laskutetaan. Vaikuttaa siihen, mihin tilaan projektin tehtävät menevät dokumentoinnin hyväksymisen jälkeen. Lue lisää ohjeesta Projektin laskutus.

    • Verotus Määrittää laskutettavan projektin arvonlisäverovelvollisuuden. Joko Normaali tai Käännetty alv. Valittavissa vain, jos projekti on laskutettava.

    • ProsessiProsessi, jota projekti noudattaa.

    • Rahallinen arvo Jos annat projektille rahallisen arvon, Broker Site Manager luo projektiin automaattisesti tarjouksen, jonka bruttohinta on antamasi arvo ja jonka tila on Potentiaalilaskenta. Kun tarjousta aletaan laskea, projektin rahallinen arvo tulee laskennasta.

    • Kate Projektin tavoitekateprosentti. Kun projektiin on luotu tarjous, katetta ei voi enää muokata.

    • Kuvaus Projektin kuvaus.

  9. Napsauta sivun alareunassa Tallenna.

Varsinkin jos loit aliprojektin suoraan pääprojektin alle, seuraavaksi kannattaa yhdistää siihen asiakas sekä projektipäälliköt omasta yrityksestä ja asiakasyrityksestä.

Luomispaikan vaikutus aliprojektiin

Aliprojektin luomisen voi aloittaa eri paikoista. Alla oleva taulukko kuvaa aloituspaikan vaikutusta.

Luomispaikka Luodun aliprojektin projekti Muuta
Pääprojekti Luomispaikan pääprojekti -
Projekti Luomispaikan projekti -
Kohde Kohteen tai edeltävän kohteen pääprojekti – puuttuessa muodostuu automaattisesti -
Tehtävä Tehtävän projekti Tehtävän sivulta voi luoda aliprojektin, jos tehtävän tiedoissa on projekti – luotu aliprojekti ilmestyy tehtävän Seuraavat-luetteloon
Yritys Pääprojekti, johon yritys on yhdistetty omistajana – puuttuessa muodostuu automaattisesti Yrityksen sivulta voi luoda aliprojektin, jos yritys on yhdistetty korkeintaan yhteen pääprojektiin omistajana
Henkilö, jolla oletusyritys Pääprojekti, johon henkilön oletusyritys on yhdistetty omistajana – puuttuessa muodostuu automaattisesti Henkilön sivulta voi luoda aliprojektin, jos henkilön oletusyritys on yhdistetty korkeintaan yhteen pääprojektiin omistajana – henkilö yhdistyy aliprojektiin asiakkaan projektipäällikkönä
Henkilö ilman oletusyritystä Pääprojekti, jota vastaavaan kohteeseen henkilö on yhdistetty omistajana – puuttuessa luodaan ennen aliprojektin tietojen syöttämistä Henkilön sivulta voi luoda aliprojektin, jos henkilö on yhdistetty korkeintaan yhteen kohteeseen omistajana

Aliprojektin monistaminen

Voit lisätä pääprojektiin tai aliprojektiin uuden aliprojektin monistamalla olemassa olevan aliprojektin rakenteen. Monistamalla luotuun aliprojektiin tulevat samat aliprojektit kuin monistettavassa aliprojektissa. Sen sidonnaisuudet ja tehtävät lisätään itse.

Aliprojektin monistaminen edellyttää käyttöoikeutta projekteihin ja pääsyä projektiin, jonka aliprojekti monistetaan.

  1. Etsi projekti, jonka aliprojektin haluat monistaa, ja mene sen sivulle napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta Nuoli
oikealle.

  2. Avaa Gantt-kaavio napsauttamalla sivun alareunassa Gantt.

  3. Valitse monistettava aliprojekti napsauttamalla sen nimen vieressä olevaa kuvaketta Kuvankaappaus Broker Site Managerista.

  4. Avaa erikoistoiminnot napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta Valikkopainike.

  5. Napsauta sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Monista projektirakenne.

Varsinkin jos loit aliprojektin suoraan pääprojektin alle, seuraavaksi kannattaa yhdistää siihen asiakas sekä projektipäälliköt omasta yrityksestä ja asiakasyrityksestä.

Aliprojektin monistaminen uuteen pääprojektiin

Voit luoda uuden pääprojektin niin, että olemassa olevan aliprojektin projektirakenne monistetaan uuteen pääprojektiin. Monistamalla luotuun projektiin tulevat samat aliprojektit kuin monistettavassa aliprojektissa. Sen sidonnaisuudet ja tehtävät lisätään itse.

Aliprojektin monistaminen uuteen pääprojektiin edellyttää käyttöoikeutta projekteihin ja pääsyä monistettavan projektin tietoihin tai sitä ylemmän projektitason tietoihin.

  1. Etsi aliprojekti, jonka haluat monistaa, ja mene sen sivulle napsauttamalla sen rivillä olevaa nuolta Nuoli
oikealle. Voit mennä myös ylemmän projektitason sivulle.

  2. Avaa Gantt-kaavio napsauttamalla sivun alareunassa Gantt.

  3. Jos olet ylemmän projektitason Gantt-kaaviossa, valitse monistettava aliprojekti napsauttamalla sen nimen vieressä olevaa kuvaketta Kuvankaappaus Broker Site Managerista.

  4. Avaa erikoistoiminnot napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta Valikkopainike.

  5. Napsauta sivun oikeaan reunaan avautuneessa valikossa Monista projektirakenne uuteen pääprojektiin.

  6. Broker Site Manager täyttää pääprojektin Koodin automaattisesti, ellei automaattista projektinumerointia ole kytketty yrityksesi ympäristössä pois päältä. Jos haluat käyttää jotain muuta koodia, kirjoita se kenttään.

  7. Kirjoita uuden pääprojektin Nimi.

  8. Napsauta Monista.

Monistamisen jälkeen kannattaa

Projektirakenteen ja tehtävien luominen tarjouksesta

Voit luoda aliprojektirakenteen tehtävineen tarjouksesta. Katso Projektirakenteen luominen tarjouksesta ja Projektirakenteen vieminen Broker Site Manageriin.

Projektirakenteen ja tehtävien luominen prosessin malliprojekteista

Jos aliprojekti noudattaa prosessia, jolla on malliprojekteja, Broker Site Manager luo aliprojektin aliprojektit tehtävineen automaattisesti. Lue lisää malliprojekteista.