Ohjekeskus
Ohjeiden sisällys

Henkilöiden varaaminen tiimin tehtäviin

Tiimin vetäjä voi varata tiiminsä jäseniä tehtäviin tarkoitusta varten tehdyssä kaaviossa. Samassa kaaviossa tiimin vetäjä voi hallita myös tiiminsä jäsenten poissaoloja eli hän saa kokonaiskuvan siitä, mikä tiimin resurssitilanne milloinkin on.

Tiimin tehtävävarauskaavion avaaminen

Voit avata tiimin tehtävävarauskaavion, jos sinulla on käyttöoikeudet tiimeihin ja kalenteriin ja olet kyseisen tiimin vetäjä.

  1. Mene Hallinta-sivulle napsauttamalla Broker Site Managerin ylätunnisteen oikeassa reunassa olevaa rataskuvaketta Kuvankaappaus Broker Site Managerista.

  2. Napsauta Tiimit-rivillä olevaa nuolta Nuoli oikealle.

  3. Mene tiimin sivulle napsauttamalla tiimin rivillä olevaa nuolta Nuoli oikealle.

  4. Napsauta sivun alareunassa Tehtävävaraukset.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

Tiimin tehtävävarauskaavion osat

Alla olevaan kuvaan on merkitty tiimin tehtävävarauskaavion olennaisimmat osat.

Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

  1. Tiimin henkilöresurssit Tiimin varsinaiset jäsenet. Oman yrityksen työntekijät eli sisäiset resurssit on merkitty vihreällä ja muiden yritysten työntekijät eli ulkoiset resurssit turkoosilla.

  2. Tiimin tehtävät Tiimin tehtävät kaavion näyttämältä aikaväliltä. Tiimin tehtäviin kuuluvat:

    • tehtävät, joihin tiimi on resursoitu

    • tehtävät, joiden projektiin (tai ylemmän tason projektiin) tiimin osasto (tai ylemmän tason osasto) on yhdistetty.

  3. Tiimin vapaat henkilöresurssit Vapaiden eli käyttämättä olevien henkilöresurssien määrä näkyy oranssilla rivillä.

  4. Tiimin tehtävien tarvitsemat henkilöresurssit Tarvittavien henkilöresurssien määrä näkyy valkoisella rivillä.

  5. Tiimin resursointitilanteen yhteenveto Näyttää, kuinka paljon tehtäviin on varattu henkilöresursseja ja kuinka paljon tehtävistä puuttuu henkilöresursseja.

    • Tehtäviin varattujen sisäisten henkilöresurssien määrä näkyy vihreällä taustalla.

    • Tehtäviin varattujen ulkoisten henkilöresurssien määrä näkyy turkoosilla taustalla.

    • Tehtävistä puuttuvien henkilöresurssien määrä näkyy punaisella taustalla.

  6. Henkilöresurssien tehtävävaraukset ja poissaolot

  7. Tehtäväkohtaiset resursointitilanteen yhteenvedot Näyttää, kuinka paljon kuhunkin tehtävään on varattu henkilöresursseja suhteessa tarvittavaan määrään. Tehtävän tarvitsemien henkilöresurssien määrä perustuu sen perustiedoissa määriteltyyn tai suunnitellusta sisällöstä ja suunnitellusta ajasta laskettuun tarvittavaan henkilövahvuuteen.

    • Vihreä tarkoittaa, että tehtävässä on tarvittava määrä henkilöresursseja.

    • Punainen tarkoittaa, että tehtävästä puuttuu henkilöresursseja.

    • Oranssi tarkoittaa, että tehtävässä on enemmän henkilöresursseja kuin tarvitaan.

Kalenterin loitontaminen, lähentäminen ja siirtäminen

  • Loitonna tai lähennä kalenteria napsauttamalla varauskaavion oikeassa yläkulmassa olevaa luetteloa ja napsauttamalla sitten haluamaasi tarkkuutta. Voit valita tarkkuudeksi viikon tai päivän.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

  • Siirry kalenterissa eteen tai taakse vierittämällä sivua oikealle tai vasemmalle. Jos tulet vieritettävän alueen loppuun, napsauta kalenterin kolmannen otsikkorivin oikeaa tai vasenta reunaa.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

Tehtävävarausten hallitseminen

Henkilön varaaminen tehtävään

  1. Avaa tiimin tehtävävarauskaavio.

  2. Kaavion alaosassa näkyvät tiimin tehtävät ja yläosassa tiimin henkilöresurssit aikatauluineen. Varaa henkilö tehtävään vetämällä tehtävän nimi tai palkki henkilön riville kalenteriin.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

  3. Siirrä varaus haluamaasi kohtaan kalenterissa vetämällä varauksen janaa keskeltä. Kun päästät varauksesta irti, sen alkuaika kiinnittyy kalenterin tarkkuudesta riippuen lähimpään vasemmalla olevaan päivän tai viikon alkuun.

  4. Jos haluat muuttaa varauksen kestoa, tee jompikumpi seuraavista:

    • Siirrä varauksen alkuaikaa vetämällä janan vasemmasta reunasta.

    • Siirrä varauksen loppuaikaa vetämällä janan oikeasta reunasta.

Huomaa: Tehtävän aloitus- ja lopetusaika rajoittavat sen varausten aikataulua. Tehtävävaraus ei voi alkaa ennen tehtävän alkua eikä päättyä tehtävän lopetuksen jälkeen.

Varauksen siirtäminen henkilöltä toiselle

Voit siirtää varauksen tiimin henkilöresurssilta toiselle vetämällä.

  1. Avaa tiimin tehtävävarauskaavio.

  2. Vedä varaus haluamasi henkilön riville.

Varauksen jakaminen kahtia

  1. Avaa tiimin tehtävävarauskaavio.

  2. Napsauta varausta hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten Jaa kahtia.

Varauksen monistaminen

  1. Avaa tiimin tehtävävarauskaavio.

  2. Napsauta varausta hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten Monista.

Varauksen poistaminen

  1. Avaa tiimin tehtävävarauskaavio.

  2. Napsauta varausta hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten Poista.

Poissaolojen hallitseminen

Tiimin vetäjä voi lisätä, siirtää ja poistaa tiiminsä henkilöresurssien poissaoloja tiimin tehtävävarauskaaviossa.

Poissaolon lisääminen

Voit lisätä tiimin tehtävävarauskaaviossa henkilöille poissaoloja päivän tai viikon tarkkuudella. Lisää lyhyemmät poissaolot henkilön tietojen kautta.

  1. Avaa tiimin tehtävävarauskaavio.

  2. Kaavion vasemmassa osassa näkyvät käytettävissä olevat poissaolotyypit ja poissaolopäivien määrät tyypeittäin. Lisää henkilölle poissaolo vetämällä haluamasi poissaolotyypin värikoodi hänen rivilleen kaavion kalenteriosaan. Kun päästät poissaolosta irti, sen alkuaika kiinnittyy kalenterin tarkkuudesta riippuen lähimpään vasemmalla olevaan päivän tai viikon alkuun.

    Kuvankaappaus Broker Site Managerista Kuvankaappaus Broker Site Managerista

  3. Jos haluat muuttaa poissaolon aikaa, tee jokin seuraavista:

    • Siirrä poissaoloa vetämällä.

    • Siirrä poissaolon alkuaikaa vetämällä janan vasemmasta reunasta.

    • Siirrä poissaolon loppuaikaa vetämällä janan oikeasta reunasta.

Näin lisätty poissaolo on vahvistamaton eikä siihen ole kirjattu syytä eli nimeä. Jos yrityksesi toimintamalliin kuuluu nimetä ja vahvistaa poissaolot, voit muokata tiimisi varsinaisille jäsenille lisäämiäsi poissaoloja.

Poissaolon poistaminen

Poissaolon voi poistaa, jos sen tila on Vahvistamaton.

  1. Avaa tiimin tehtävävarauskaavio.

  2. Napsauta haluamaasi poissaoloa hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten Poista.

Katso myös