Henkilöiden varaaminen projekteihin

Perusteet

Henkilöiden projektivarauskaavion avaaminen

Voit avata henkilöiden projektivarauskaavion, jos sinulla on käyttöoikeus projekteihin.

1. Mene omiin tietoihisi napsauttamalla ylätunnisteessa profiilikuvaasi.

2. Avaa erikoistoiminnot napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa valikkopainiketta .

3. Napsauta sivun oikeaan alareunaan avautuneessa valikossa Varaa henkilöitä projekteihin.

   

Henkilöiden projektivarauskaavion osat

Alla olevaan kuvaan on merkitty henkilöiden projektivarauskaavion olennaisimmat osat.

1. Omat henkilöt Henkilöt, joita varaat projekteihin. Oman yrityksesi henkilöt on merkitty vihreällä ja muiden yritysten henkilöt turkoosilla.

2. Muut henkilöt Henkilöt, joista valitset omat henkilösi. Oletuksena listassa näkyvät vain oman yrityksesi henkilöt. Muiden yritysten henkilöitä saa näkyviin suodattamalla.

3. Omat projektit Prosessein ohjatut projektit, joihin sinut on yhdistetty projektipäällikkönä.

4. Omien henkilöiden varaukset ja poissaolot Varaukset omiin projekteihisi näkyvät projektien värisinä. Varaukset muihin projekteihin näkyvät harmaina.

5. Omien projektien aikataulut 

Kalenterin lähentäminen, loitontaminen ja siirtäminen

• Lähennä kalenteria napsauttamalla sen neljättä otsikkoriviä siitä kohti, johon haluat kalenterin lähentää.

  

• Loitonna kalenteria napsauttamalla sen toista otsikkoriviä siitä kohti, johon haluat kalenterin loitontaa.

  

• Siirry eteen tai taakse vierittämällä sivua oikealle tai vasemmalle. Jos tulet vieritettävän alueen loppuun, napsauta kalenterin kolmannen otsikkorivin oikeaa tai vasenta reunaa.

  

Omat henkilöt

Jotta voit varata henkilöä projekteihin, sinun on valittava tämä omiin henkiöihisi.

Henkilön valitseminen omiin henkilöihin

1. Avaa henkilöiden projektivarauskaavio.

2. Jos Muut resurssit ‑lista on suljettu, avaa se napsauttamalla sen otsikkorivillä olevaa nuolta .

3. Vedä henkilö Muut resurssit ‑listasta omien henkilöiden listaan.

   

Huomaa: Muissa resursseissa näkyvät oletuksena vain oman yrityksesi henkilöt. Jos haluat lisätä omiin henkilöihin johonkin muuhun yritykseen kuuluvan henkilön, suodata hänet ensin näkyville. Katso alempana oleva osio Muiden resurssien suodattaminen.

Henkilön poistaminen omista henkilöistä

1. Avaa henkilöiden projektivarauskaavio.

2. Jos Muut resurssit ‑lista on suljettu, avaa se napsauttamalla sen otsikkorivillä olevaa nuolta .

3. Vedä henkilö omien henkilöiden listasta Muut resurssit ‑listaan.

Omien henkilöiden järjestäminen

1. Avaa henkilöiden projektivarauskaavio.

2. Vedä henkilö kahvasta haluamaasi kohtaan listassa.

   

Omien henkilöiden suodattaminen

Voit suodattaa omia henkilöitäsi nimen tai varsinaisen tiimin perusteella. Näin voit rajata pitkästä listasta näkyville vain osan henkilöistä.

1. Avaa henkilöiden projektivarauskaavio.

2. Suodata henkilöitä seuraavasti:

   • Jos haluat suodattaa henkilöitä nimen perusteella, kirjoita osa henkilön nimestä Nimi-kenttään ja paina Enter.

   • Jos haluat suodattaa henkilöitä heidän varsinaisen tiiminsä perusteella, kirjoita osa tiimin nimestä tai lyhenteestä Tiimit-kenttään ja paina Enter.

   • Jos haluat poistaa suodatusehdon, tyhjennä kenttä ja paina Enter.

Muiden resurssien suodattaminen

Suodattamalla voit rajata Muut resurssit ‑listaan näkyville esimerkiksi vain tietyn tiimin henkilöt. Suodattamalla saat näkyville myös omaan yritykseesi kuulumattomia henkilöitä.

Voit suodattaa henkilöitä nimen, tiimin, osaston ja osaamisen perusteella.

1. Avaa henkilöiden projektivarauskaavio.

2. Kaksoisnapsauta Muut resurssit ‑listassa ketä tahansa henkilöä.

3. Henkilön nimi ilmestyy suodatusehdoksi listan alareunaan. Muokkaa suodatusehtoa ja paina Enteriä. Voit käyttää jokerimerkkinä tähteä (*) ja katsoa esimerkkiä alla olevasta taulukosta.

Esimerkkejä suodatusehdoista

Omat projektit

Henkilöiden projektivarauskaaviossa voit varata henkilöitä prosessein ohjattuihin projekteihin, joihin sinut on yhdistetty projektipäällikkönä.

Projektin värin valitseminen

Oletuksena projektin väri tulee projektin prosessin tyypistä. Voit kuitenkin valita projektille toisen värin, jotta erotat projektit paremmin toisistaan.

1. Avaa henkilöiden projektivarauskaavio.

2. Napsauta projektin rivin vasemmassa reunassa olevaa väriä.

   

3. Napsauta haluamaasi väriä.

Projektin aikataulun muokkaaminen

Voit muuttaa projektin aloitus- ja lopetusaikaa henkilöiden projektivarauskaaviossa.

• Siirrä projektin aloitusaikaa vetämällä projektin janan vasemmasta reunasta.

• Siirrä projektin lopetusaikaa vetämällä projektin janan oikeasta reunasta.

Huomaa: Projektin aloitus- ja lopetusaika rajoittavat sen varausten aikataulua. Jos myöhäistät aloitusaikaa, myös varausten alkuaika siirtyy tarvittaessa automaattisesti. Jos puolestaan aikaistat lopetusaikaa, varausten loppuaika siirtyy tarvittaessa automaattisesti.

Projektin prosessivaiheiden aikatauluttaminen

Voit aikatauluttaa projektin prosessin vaiheet henkilöiden projektivarauskaaviossa.

1. Avaa henkilöiden projektivarauskaavio.

2. Jos vaiheet eivät näy projektin rivillä, napsauta Näytä-luettelossa Prosessit ja sitten Tallenna.

   

3. Siirrä vaiheen päättymispäivää vetämällä vaiheen janan oikeasta reunasta. Voit myös siirtää ensimmäisen vaiheen aloituspäivää vetämällä sen janan vasemmasta reunasta.

   

Projektivaraukset

Henkilön varaaminen projektiin

1. Avaa henkilöiden projektivarauskaavio.

2. Vedä projektin nimi kalenteriin haluamasi oman henkilön riville.

   

3. Siirrä varaus haluamaasi kohtaan kalenterissa vetämällä varauksen janaa keskeltä. Kun päästät varauksesta irti, sen alkuaika kiinnittyy kalenterin tarkkuudesta riippuen lähimpään vasemmalla olevaan päivän tai viikon alkuun.

4. Jos haluat muuttaa varauksen kestoa, tee jompikumpi seuraavista:

   • Siirrä varauksen alkuaikaa vetämällä janan vasemmasta reunasta.

   • Siirrä varauksen loppuaikaa vetämällä janan oikeasta reunasta.

Huomaa: Projektin aloitus- ja lopetusaika rajoittavat sen varausten aikataulua. Projektivaraus ei voi alkaa ennen projektin alkua eikä päättyä projektin lopetuksen jälkeen.

Varauksen jakaminen kahtia

1. Avaa henkilöiden projektivarauskaavio.

2. Napsauta varausta hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten Jaa kahtia.

Varauksen monistaminen

1. Avaa henkilöiden projektivarauskaavio.

2. Napsauta varausta hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten Monista.

Varauksen poistaminen

1. Avaa henkilöiden projektivarauskaavio.

2. Napsauta varausta hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten Poista.

Henkilön varausten laajentaminen

Jos henkilöllä on päällekkäisiä varauksia, ne voi olla tarpeen laajentaa, jolloin voit muokata kutakin varausta omalla rivillään.

• Laajenna varaukset napsauttamalla henkilön kuvakkeen vieressä nuolta oikealle .

  

Poissaolot

Poissaolon lisääminen

Voit lisätä henkilöiden projektivarauskaaviossa henkilöille poissaoloja päivän tai viikon tarkkuudella. Lisää lyhyemmät poissaolot henkilön tietojen kautta.

1. Avaa henkilöiden projektivarauskaavio.

2. Käytettävissä olevat poissaolotyypit näkyvät omien henkilöiden yläpuolella. Lisää henkilölle poissaolo vetämällä haluamasi poissaolotyypin värikoodi hänen rivilleen kaavion kalenteriosaan. Kun päästät poissaolosta irti, sen alkuaika kiinnittyy kalenterin tarkkuudesta riippuen lähimpään vasemmalla olevaan päivän tai viikon alkuun.

   

3. Jos haluat muuttaa poissaolon aikaa, tee jokin seuraavista:

   • Siirrä poissaoloa vetämällä.

   • Siirrä poissaolon alkuaikaa vetämällä janan vasemmasta reunasta.

   • Siirrä poissaolon loppuaikaa vetämällä janan oikeasta reunasta.

Näin lisätty poissaolo on vahvistamaton eikä siihen ole kirjattu syytä eli nimeä. Jos yrityksesi toimintamalliin kuuluu nimetä ja vahvistaa poissaolot, voit muokata tiimisi varsinaisille jäsenille lisäämiäsi poissaoloja.

Poissaolon poistaminen

Poissaolon voi poistaa, jos sen tila on Vahvistamaton.

1. Avaa henkilöiden projektivarauskaavio.

2. Napsauta haluamaasi poissaoloa hiiren oikealla painikkeella ja napsauta sitten Poista.

Katso myös

• Henkilöiden varaaminen projektin tehtäviin

• Henkilöiden varaaminen tiimin projekteihin

• Henkilöiden varaaminen osaston projekteihin

• Työkalujen varaaminen osaston projekteihin